Le workflow documentaire joue un rôle important dans l’amélioration de la productivité des entreprises. Il s’inscrit dans un contexte de travail collaboratif en apportant des solutions qui simplifient la circulation d’informations entre collaborateurs. Mais c’est également un processus qui assure à l’entreprise une parfaite maîtrise des documents, et donc de sa richesse.

Le workflow documentaire est une fonctionnalité à part entière des logiciels de gestion électronique de documents (GED). Les entreprises ont recours à la GED pour organiser et centraliser l’ensemble de leurs documents. En cela, elle favorise l’accès et le partage à l’information à tous les utilisateurs.

En s’intégrant au cœur de ce système, le workflow documentaire intervient comme une fonction complémentaire. Car l’information stockée en tant que tel n’a que peu de valeur si elle n’est pas utilisée. Les workflows documentaires vont donc permettre de faciliter la gestion de documents et la circulation des informations, notamment dans le cadre de la réalisation d’un processus métier.

workflow documentaireQu’est-ce que qu’un workflow documentaire ?

La notion de workflow – ou flux de travail – se définit comme la représentation des tâches successives à accomplir par une personne ou un groupe de personnes, en vue de réaliser une opération précise. Il permet de modéliser toutes les étapes et les éléments impliqués dans un processus de réalisation. Pour cela, les workflows identifient chaque acteur, précisent leur rôle, décrient les tâches à effectuer et les délais à respecter, définissent les circuits et les modes de validation, les éléments déclencheurs, etc.

Dans ce contexte, le workflow documentaire désigne les processus informatiques ayant vocation à automatiser la transmission d’information d’un collaborateur à l’autre. Il intervient pour optimiser la gestion et le traitement manuel d’informations. Dans ce circuit, les documents suivent un trajet prédéfini et respectent des étapes clés dans le but d’atteindre un objectif, réalisé de manière collective. Cet objectif peut prendre plusieurs formes : validation d’une commande client, application d’une procédure qualité, mise en paiement d’une facture, etc. Pour cela, le workflow documentaire s’appuie sur le cycle de vie des documents, c’est-à-dire qu’il reprend les grands événements relatifs à leurs traitements, depuis la création à leur destination finale.

Workflow documentaire : une application pour chaque métier

L’organisation de chaque entreprise repose sur l’application quotidienne de workflows documentaires, mais aussi de workflows métiers. Le paiement d’une facture fournisseur ou la gestion d’une commande client nécessitent, par exemple, la mise en œuvre d’une suite d’opérations et l’interaction entre plusieurs services. Des étapes récurrentes gérées manuellement, mais pouvant faire l’objet d’un traitement automatisé.

Afin d’illustrer la notion de workflow documentaire, prenons le cas d’une demande de congé. Pour effectuer cette procédure, un salarié rempli habituellement un formulaire spécifique prenant la forme d’un email ou d’un document papier. La demande est ensuite transmise au responsable hiérarchique pour validation, puis au service RH pour traitement et vérification finale. Enfin, l’accord ou le refus est notifié au salarié demandeur. Au premier abord, le déroulement de ces étapes peut paraître simple. Pourtant l’obtention de la validation peut parfois prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Sans compter le risque que la demande soit oubliée dans une bannette ou perdue au milieu d’une masse d’emails à traiter …

Face à cette situation, le workflow documentaire peut représenter un gain de temps pour tous les collaborateurs. Le circuit de validation dématérialisé respecte les étapes de validation dans l’ordre qui aura été défini. Le processus est ainsi simplifié : la demande de congé est créée en quelques secondes, puis transférée au validateur compétent. Ce dernier reçoit une notification et les informations nécessaires au traitement de l’opération. Il peut alors valider ou refuser la demande en un clic. Aucune action supplémentaire de sa part n’est nécessaire. Le demandeur est informé automatiquement et en temps réel de la réponse. Le document poursuit quant à lui le cheminement des étapes prévues par le workflow, en respectant un ordre de priorité. La diffusion de l’information est rapide, le traitement est facilité et les procédures sont maîtrisées.

gestion des flux de travail

Les bénéfices d’un workflow documentaire efficace

La mise en place de workflows documentaires apportent de nombreux bénéfices. D’une part, elle permet d’améliorer considérablement la productivité des entreprises. Les tâches fastidieuses et répétitives sont automatisées. Un gain de temps permettant à chaque collaborateur de traiter un nombre plus important de demandes et de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. La circulation de l’information est optimisée et accélérée ce qui offre aux entreprises une plus grande réactivité dans un contexte de compétitivité.

D’autre part, le workflow documentaire proposé par une solution GED assure une meilleure maîtrise de l’information et des procédures métiers. Chaque étape du cycle de vie d’un document est contrôlée, tracée et historisée. En cela, les workflows sont d’une grande aide dans le pilotage d’une organisation, quelle que soit sa taille. Ils facilitent la gestion et le suivi de projet : la qualité, les coûts et les délais sont maîtrisés et permettent d’ajuster l’activité en temps réel.

Enfin, l’un des atouts du workflow documentaire est de dynamiser les flux d’informations. Grâce à ces fonctions collaboratives, il participe donc activement au travail en équipe. Les workflows facilitent les interactions utiles au bon déroulement d’un processus et accélèrent les échanges pour gagner en efficacité. Associés à une GED, ils permettent de bénéficier d’une plateforme documentaire collaborative où chacun dispose de la bonne information à tout moment.

Le workflow documentaire participe pleinement à l’amélioration de la gestion documentaire des entreprises. En grande majorité, elles en retirent un confort et des bénéfices appréciables à court termes. Cependant, pour qu’un workflow documentaire soit efficace, il est important de mener une réflexion en amont. En effet, chaque entreprise dispose de sa propre organisation et met en œuvre des procédures métiers bien spécifiques. Ce sont ces éléments qui détermineront le paramétrage et le déploiement de workflows adaptés et performants.

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