Si la GED tend à devenir une solution de plus en plus utilisée par les professionnels, il est important de souligner qu’il n’existe pas une GED mais des GED. Comment sélectionner le bon outil ? Quels sont les critères de choix et les possibilités offertes par ce type de logiciel ? C’est tout l’objet de cet article : comment choisir une GED ?

Pour choisir une GED, il est important d’établir un cahier des charges permettant de cibler les fonctionnalités importantes que l’on désire utiliser. Pour ce faire, nous allons donc énumérer les différentes fonctionnalités qu’apportent aujourd’hui une solution de GED.

Choisir une GED

Choisir une GED : un outil de centralisation de l’information

L’objectif de la GED sur cette question est triple. Tout d’abord, il s’agit de capturer vos différents flux d’informations qu’ils soient sous forme électronique (des mails), sous forme matériel (le courrier postale, ou des documents internes). Ensuite, une fois les flux capturés, il est indispensable de pouvoir les traiter afin de les classer. Enfin, la GED est aussi une solution de stockage qui se doit de stoker mais aussi de pré-indexer une base de documents.

La GED un outil pour accéder à l’information

L’un des points fort de la GED est de vous permettre d’accéder plus simplement et plus facilement à l’information. Pour cela, une solution de GED se doit de mettre en place une typologie documentaire efficace. Elle permettra d’afficher et de rechercher vos documents selon leur nature (facture, devis, support de communication). Ainsi, elle vous permet également de disposer d’un plan de classements automatiques pour différents types d’interlocuteurs, clients, assurés, membres, fournisseurs, salariés.

Choisir une GED : un outil de partage de l’information

Plus le nombre d’informations disponibles est important, plus il peut paraître difficile de les faire circuler. Aussi, une solution de GED performante doit permettre à l’inverse de faciliter la circulation de l’information au sein de votre espace de travail et avec vos collaborateurs. Ainsi, la mise en place d’un workflow est désormais un incontournable des logiciels de GED. Ce partage de l’information, c’est aussi pouvoir connaitre l’état d’un dossier ou d’un document. Ou encore de planifier des tâches et déterminer des rôles précis à certains utilisateurs.

La GED un outil pour sécuriser les informations

La sécurité des informations passe tout d’abord par une gestion des droits utilisateurs. Car en effet l’une des premières sources de danger pour une base documentaire est bien l’utilisateur lui-même. Ensuite, la prise en charge de l’archivage des versions de documents est une des sécurités que propose désormais les logiciels de GED.

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