Beaucoup de bruit commercial se fait autour de la norme NFZ 42-013 (ou ISO 14641-1) sur les SAE (système d’archivage électronique) et leur certification AFNOR NF461.

– L’ archivage électronique normé – Si la conformité à cette norme est importante pour certaines professions, et si la certification AFNOR est essentielle pour des tiers archiveurs souhaitant accueillir des archives courantes et intermédiaires publiques, il ne faudrait pas en conclure que tous les SAE doivent respecter cette norme.

archivage électronique

Système d’archivage électronique et valeur probante

Un contre sens souvent rencontré est la conservation de la valeur probante des documents électroniques. Ou pire, la promotion à une valeur probante d’un document électronique ou non. Rappelons qu’un document a ou n’a pas une valeur probante indépendamment de son support et de son état d’archivage. La question de conserver la valeur probante initiale du document original est celle à laquelle la norme NFZ 42-013 permet de répondre, mais ce n’était pas son but premier.

Lors de la mise en place d’un système d’archivage numérique ou d’une réflexion sur le besoin d’archivage électronique, il convient de se poser de bonnes questions et tout particulièrement la suivante :

Dans les années passées et aussi loin que la mémoire nous en reste, combien de fois a-t-on dû produire un original devant une instance judiciaire ou réglementaire ?

Si la réponse à cette question est « jamais », il est probable que le respect de la norme pour le SAE soit inutile ou sans grand intérêt. Si la réponse est « quelquefois », il convient alors de se poser les questions suivantes :

Combien nous auraient couté la non-production de cet original ? Combien nous a couté la recherche de cet original ?

La réponse à ces deux questions apportera un élément supplémentaire dans le choix du niveau de conformité normatif de notre SAE. Si le défaut de production d’un original est moins coûteux que la mise en place d’un SAE normé, la encore la conformité à la norme ne se justifierait pas pleinement.

Système d’archivage électronique et étendu de la norme SAE NFZ 42-013

Bien entendu il convient cependant de faire une différence entre un original papier et un document nativement électronique, pour lequel la notion d’original reste assez floue. Et c’est là que le système d’archivage électronique normé intervient, mais pas comme une fin en soi, mais comme un élément d’une chaine de production documentaire ayant pour objectif de créer ce que l’on pourrait appeler un original électronique. En effet il ne suffira pas de mettre en place un SAE NFZ 42-013 pour prouver l’originalité d’un document, mais il faudra prouver que le document n’a pas pu d’une manière ou d’une autre être altéré avant son archivage et que le document archivé est bien le document qu’il prétend être. Si le SAE permet de garantir que le document qu’il renferme est en tout point identique à celui qu’il a reçu, fusse des années auparavant, il faut également pouvoir montrer que c’est bien le document correct qui a été archivé.

C’est là que la difficulté arrive, car il est souvent difficile de pouvoir concevoir des systèmes qui archivent un document électronique automatiquement et sans intervention humaine dès sa production (soit dès sa réception quand il est de provenance externe, soit dès sa validation quand il est de provenance interne).

C’est quand la conception de l’ensemble du traitement des documents est faite que la question de la conformité à la norme NFZ 42-013 pour le système d’archivage électronique de cet ensemble se pose. Car c’est à ce moment-là que l’on pourra définir le périmètre exact du système informatique qui devra répondre à cette norme.

Sinon comme disent les proverbes, on met la charrue avant les bœufs ou on vend la peau de l’ours avant de l’avoir tué. Pour conclure, je vous invite à lire notre article expliquant la différence entre un logiciel de gestion électronique des documents et un logiciel SAE.

Partager cet article ...Share on FacebookEmail this to someoneShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn