Vous l’ignoriez peut-être, mais le 1er février 2014, les instruments de paiement européens SEPA (Single Euro Payments Area — Espace unique de paiement en euros) entreront en vigueur. Découvrons comment la GED peut faciliter les obligations d’archivage liées à cette évolution.

La norme SEPA permettra une harmonisation des moyens de paiement. C’est l’aboutissement logique depuis l’adoption de la monnaie unique. Le paiement SEPA apporte avec lui son lot de nouvelles obligations qu’il convient d’anticiper !

SEPA et GED

L’archivage électronique des mandats de paiement SEPA

L’une des principales évolutions concerne l’obligation d’archivage des mandats d’autorisations de prélèvements. Si elle incombait autrefois aux banques, il en va désormais de la responsabilité du mandataire. Les entreprises ayant beaucoup de clients et fonctionnant par prélèvement bancaire se retrouvent avec l’obligation de conserver chaque mandat. Pour autant, il n’est pas précisé si cet archivage doit être papier ou électronique. Mais bien évidemment, devant une forte volumétrie, la dématérialisation devient une nécessité. La GED s’impose comme un outil très efficace pour répondre aux obligations de conservation des mandats SEPA.

Mais l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique de documents représente également un avantage pour éviter toutes pertes de documents. De plus, la mise en place d’un système d’archivage électronique facilite grandement le travail de classement et de conservation.

Gérer vos documents clients avec un logiciel GED

Ainsi, pourquoi ne pas transformer cette contrainte d’archivage des mandats en une amélioration de la gestion de vos dossiers clients ? En effet, une fois l’archivage électronique des mandats SEPA en place, vous disposez de toute la structure nécessaire pour transformer ce lieu d’archivage en un système de gestion des dossiers clients. Vous retrouverez ainsi aux côtés des mandats SEPA, le contrat lié au client, ces factures, ou encore les différents échangent mails que vous avez pu avoir avec ce dernier. La mise en place d’un système d’archivage électronique effectué, c’est 90 % du travail fait pour passer à la GED. Dès lors, cet investissement contraint par une nouvelle réglementation peut se révéler tout à fait bénéfique pour votre structure, si vous pensez votre projet de façon global.

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