Comme pour tout projet dans l’entreprise, il est nécessaire d’évaluer le retour sur investissement. Et notamment dans le cadre de l’acquisition et la mise en place d’une GEIDE. Beaucoup de paramètres entrent en ligne de compte dans l’évaluation de la rentabilité d’un projet de GEIDE.

Avec la GEIDE, les gains se définissent autant en termes de bénéfices quantitatifs directs qu’en termes de bénéfices qualitatifs. L’incidence de ces derniers se font ressentir plus ou moins rapidement sur l’activité de l’entreprise. L’évaluation de la mise en place de l’outil dans l’entreprise n’est pas chose aisée. Les experts de la GED vous éclairent sur la question !

geide rentabilité logicielLes principaux critères d’évaluation d’une GEIDE

Lors du calcul du retour sur investissement de votre outil de GED, il sera important de distinguer deux grands aspects. D’une part, les économies que l’outil permettent de faire et d’autre part, les gains substantiels apportés. Bien évidemment, il faut au préalable travaillé et avoir en tête son budget GED. Concernant les économies, il faudra bien sûr chiffrer les économies matérielles : réduction de l’utilisation du papier, de l’espace de stockage des documents, du temps humain passé à trier et rechercher des documents… Plus dur à évaluer certes, mais tout aussi important, il faudra également considérer le gain de performance de vos équipes.

La GED permet de dégager du temps pour gérer d’autres dossiers. Elle vous apporte donc un gain de chiffre d’affaires non négligeable. Il est intéressant de noter que la rentabilité de l’application GEIDE est atteinte en moyenne 18 mois après l’installation. Selon les secteurs d’activité, il faudra cependant parfois 5 ans pour rentabiliser l’outil.

Les bénéfices qualitatifs à prendre en compte

Une GED doit également permettre d’améliorer la qualité des services en interne comme en externe. Chaque fonction de l’entreprise peut être évaluée selon plusieurs critères, avant et après la mise en place de l’outil. L’amélioration qualitative d’un service s’exprime tout d’abord en termes de délais : amélioration de la rapidité à traiter une demande, une réclamation, etc. Le niveau de qualité de l’information délivrée est également à prendre en considération. C’est-à-dire sa cohérence, sa disponibilité ou encore sa mise à jour systématique.

De manière plus générale, la mise en place d’un baromètre de mesure de la satisfaction de vos clients peut permettre de rendre compte des améliorations de qualité de service acquis grâce à la GEIDE. Paradoxalement, l’automatisation de certaine tâches contribue à humaniser d’autres tâches. Ce qui se ressent forcément sur la satisfaction de vos clients !

Le conseil en plus : effectuer une installation progressive de l’outil au fil des évaluations

Il est judicieux d’être progressif dans l’installation d’une GEIDE. C’est-à-dire de ne pas l’étendre d’emblée à tous les services, à tous les processus métier, mais de contrôler à chaque étape le bon retour sur investissement. A cela, il ne faut oublier de juger de la bonne appropriation par les utilisateurs. L’expérience des premiers services ou équipes sera un élément précieux dans l’extension de l’outil à un périmètre plus important de l’entreprise, minimisant ainsi les risques d’erreurs.

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