Très souvent, on constate que les services informatiques ont une vision assez fausse de l’archivage électronique. Hors, la mise en place de solutions de gestion électronique de documents (GED), associées ou non à une dématérialisation des processus, résulte dans l’enregistrement d’informations.

L’archivage électronique peut être réalisé sur des baies RAID plus ou moins sécurisées de disques durs de documents, associés à des données descriptives dans une base de données.

l'archivage électronique

L’archivage électronique, plus qu’un simple processus de sauvegarde

Avec la mise en place de dispositifs de réplication et de sauvegarde, les services informatiques ont alors l’impression d’avoir la possibilité de conserver « ad vitam aeternam » les informations de ces bases documentaires.

Or tout cela ne constitue en aucune façon un archivage. L’archivage d’un document passe nécessairement par une opération de versement dans un système d’archivage. Lors de cette opération, le document est éventuellement converti dans un format pérenne (comme le format PDF/A par exemple) et ses informations descriptives sont enregistrées avec le document dans un format tout aussi pérenne (tel XML par exemple) avec de plus des informations de préservation dont une des plus importantes est la durée de conservation. S’ajoutent également des informations sur les droits d’accès et/ou de confidentialité de cette archive. Également les informations descriptives doivent permettre de conserver le contexte historique du document et comprennent donc, outre les index spécifiques au document, l’ensemble des index du fonds documentaire auquel il appartient. L’utilisation du standard ISAD/G pour la structuration de ces informations descriptives est plus que fortement conseillée.

On voit ainsi que le SAE est bien distinct du système de GED ou d’ECM. Et ceci prend encore plus d’importance si les documents à archiver ont une valeur légale ou réglementaire. Dans ce cas, il faudra disposer d’un SAE normé ISO 14641 (ou NFZ 42-013) et il est quasiment irréalisable de normé ainsi la totalité de systèmes de GED. De plus il est assez important avec les documents électroniques de disposer d’un référentiel d’archives qui n’est pas consulté en permanence. Ainsi l’utilisateur va utiliser la version du document présente dans la GED pour alimenter son dossier probatoire. Si ce document est contesté, il pourra alors rechercher sa version archivée qui sera produite avec son journal de cycle de vie. Ce sera donc l’équivalent d’un document « original », alors que la version GED n’était au mieux qu’une copie présumée fidèle, mais sans pouvoir en apporter une preuve formelle.

L’archivage électronique et les supports de stockage

C’est ainsi que l’utilisation de disques durs pour le stockage des archives se pose, et bien souvent il en résultera un intérêt pour utiliser comme support de stockage des bandes magnétiques LTO WORM, ou même des CD-R, DVD-R ou BD-R (BlueRay disc).

Cette réflexion apporte également une vision différente sur l’utilisation des coffres forts électroniques (CFE). En effet, pour des raisons de confidentialité des documents, comme l’imposent par exemple les documents liés à des informations médicales ou certains dossiers du personnel, le système de GED peut utiliser un CFE (normé NFZ 42-020) pour l’enregistrement de ces documents. Ceci ne transforme pas pour autant les documents enregistrés en archives valables, puisqu’il n’y a pas nécessairement versement au sens développé plus haut. Et l’archivage de tels documents peut ou non nécessiter un composant CFE dans le SAE, suivant le degré de sécurité demandé pour la confidentialité des archives.

Pour avancer dans cette réflexion, une idée intéressante est d’utiliser la norme ISO 14721 (ou l’OAIS du CCSDS qui en est l’origine) pour décrire le système documentaire. La description d’une part des paquets d’informations échangés (SIP, AIP, DIP), d’autre part des fonctions du système, permettra de voir la distance qui sépare le système documentaire d’un SAE.

Tout ceci sans évoquer une des fonctions importantes du SAE qui n’est généralement pas du tout présente dans une GED, et qui est la fonction « Gestion de la pérennisation ». Mais ceci est une autre histoire…

Partager cet article ...Share on FacebookEmail this to someoneShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn