Nous avons plusieurs fois mis en avant sur ce blog les gains de productivité que peut apporter un logiciel de GED. Nous allons maintenant aborder un thème important : le prix d’un logiciel GED.

Un gain de productivité se fait aussi sur un rapport coût-bénéfice. Parler du prix d’un logiciel GED est donc un sujet de premier ordre pour les professionnels. Car ces logiciels apparaissent pour les entreprises comme un investissement dont bien évidemment un retour est attendu.

prix d'un logiciel GEDPrix d’un logiciel GED : sur quelle base valoriser un logiciel de GED ?

Il est bien évident que d’une solution de GED à l’autre les services proposés ne sont forcement les mêmes. Dès lors, il s’agit de s’entendre sur un packaging comme base d’évaluation. Cette base intègre tout d’abord la licence du logiciel déployé ainsi que les serveurs et les matériels périphériques (scanner pour la numérisation de documents). Egalement, le prix du logiciel peut dépendre du nombre d’utilisateurs ou du nombre de postes utilisateurs.

L’installation d’une solution de GED performante prend forcement en compte le paramétrage de la GED pour l’adapter aux besoins de l’acquéreur. Le contrat doit aussi prévoir les coûts de la maintenance et d’assistance notamment si l’éditeur du logiciel propose un support. Dans le budget, il faut aussi prévoir le matériel de stockage des données qui bien évidemment varie selon taille de la base documentaire. Enfin, après la mise en place, il est important de bénéficier d’une formation utilisateurs et pour les équipes techniques.

Prix d’un logiciel GED : quelle fourchette de prix ?

Le delta du tarif est forcément important en fonction du nombre d’utilisateurs et de la quantité de documents traités quotidiennement. Afin de proposer une estimation apportant un ordre d’idée intéressant, nous vous proposons une évaluation de trois demandes types.

La première répond à une GED minimaliste pour une PME désireuse de numériser ses documents comptables. Cette demande représenterait un devis de l’ordre de 8500 € et 20 000 €. La mise en place d’une GED sur mesure avec des fonctions collaboratives (Workflow), ou les fonctions d’un logiciel de gestion de projet, fait quant à elle l’objet un delta important. Le coût peut varier en fonction du nombre d’utilisateurs et du paramétrage des circuits de validation. L’ordre de grandeur est ici de 25 000 à 60 000 €. Enfin, la mise en place d’une GED dans une grosse PME avec de nombreux utilisateurs représente un budget entre 40 000 et 90 000 €. Ce type de solution et d’entreprises nécessitent plusieurs serveurs et une volumétrie de documents plus importante.

Notre conseil en plus

La GED est un secteur où certaines entreprises utilisent parfois des méthodes déloyales pour emporter des marchés. Notamment en cassant les prix. Cependant, les économies effectuées dans un premier temps se transforment vite en un gouffre financier. Surtout lorsque pour disposer d’une vraie solution de GED, vous devez migrer vers une nouvelle solution … Il vaut donc mieux privilégier les solutions dont l’éditeur est reconnu en matière de logiciel de GED. Pensez bien à vous un petit tableau comparatif GED avant de décider !

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