La gestion électronique des documents n’est pas simplement un outil de gestion documentaire. La GED peut remplir des fonctions bien plus larges ! Et notamment en devenant un vrai outil de pilotage en temps réel pour l’entreprise.

Dans un marché incertain et à la concurrence exacerbée, la capacité à réagir rapidement est devenue un enjeu vital notamment pour les PME. La gestion électronique des documents en tant que solution de gestion des contacts entrants offre un pilotage opérationnel et un contrôle en temps réel. Il est donc très important de prendre son temps pour choisir une GED. Et bien évidemment, pour rédiger un cahier des charges GED avant de se lancer.

la gestion electronique des documentsLa gestion électronique des documents et pilotage de l’activité au quotidien

Dans de nombreuses entreprises, il est parfois difficile de disposer en temps réel d’information sur l’activité des différents services. Voire même de diagnostiquer immédiatement les sources de blocage ou de rétention d’information. De plus, il est difficile de demander constamment des rapports d’activités. Synonyme de perte de productivité pour la personne qui rédige le rapport comme pour celle chargée de le contrôler. Les outils tels qu’un logiciel de gestion documentaire sont devenus des plateformes avancées de collaboration. A l’image des logiciels de gestion de projet qui offrent une vraie vision de l’activité en temps réel. C’est en cela que la GED est un outil parfait pour prendre le pouls de l’activité de l’ensemble de l’entreprise ou d’un département spécifique. Ainsi, la gestion électronique de documents permet une meilleure allocation des ressources pour une performance toujours optimisée.

La gestion électronique des documents : un outil statistique

S’il existe un temps pour l’action, l’analyse des performances est tout aussi nécessaire. De plus, s’il s’agit malheureusement de contre performance, il est important de diagnostiquer les dysfonctionnements. Or, la gestion électronique des documents permet de retracer la manière dont est géré un dossier. Mais aussi de disposer des statistiques sur les temps de traitement et sur les acteurs ou collaborateurs qui ont été amenés à gérer tel ou tel projet. La gestion électronique de document avec un workflow adapté à votre structure devient l’un des thermomètres des performances de l’entreprise. Enfin, les outils de GED sont aussi un moyen de mesurer la qualité du service rendu, en offrant des statistiques sur les temps de traitement des demandes de vos clients.

En conclusion, la souplesse et la facilité d’utilisation de votre outil de gestion électronique des documents peut vous permettre de disposer d’un outil de gestion bien plus complet que ce que l’on pourrait penser. On revient ici sur l’un des points souvent développé sur ce blog. A savoir la capacité de paramétrage n’est certainement pas à négliger au moment de choisir votre outil futur outil.

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