Pour être agréable à l’utilisation, un logiciel de gestion documentaire se doit d’être performant. En effet, attendre entre chaque action que ce soit la consultation d’un document, sa recherche ou son classement, peut rapidement une vraie perte de temps pour l’utilisateur.

La performance d’un logiciel de gestion documentaire ne doit rien au hasard. Il constitue un élément central bien que souvent invisible … Un peu à l’image d’une voiture dont on ne saurait savoir ce qu’elle a sous le capot. Elle dépend aussi de nombreux éléments qui entourent le logiciel de GED et qu’il est important d’évoquer.

logiciel de gestion documentaireLogiciel de gestion documentaire et accès aux bases de données

Derrière un logiciel de gestion documentaire se cache une base de données, centre névralgique de l’information. Il est évident que plus la base contient un nombre important de documents plus le logiciel de GED doit être efficace dans ses requêtes d’informations. Désormais, une bonne partie des logiciels de GED s’adapte à votre base de données, qu’elle soit sous Oracle, DB2, ou SQL serveur.

Il ne s’agit pas ici de recommencer une énième couche entre SQL serveur et Oracle. Mais bien au contraire de dire que chacune de ses bases dispose de ses avantages et de ses inconvénients. Un logiciel de gestion documentaire performant est donc un logiciel dont les requêtes vers les bases de données sont extrêmement bien optimisées. Cela se vérifie notamment par le temps de réponse minimum. Prenons l’exemple d’une recherche “plein texte”. Nous estimons que parmi une base de 20 000 documents, vous devez pouvoir obtenir un temps de réponse inférieur à 2 secondes.

Logiciel de gestion documentaire et réseau

Un logiciel de gestion documentaire se doit aussi d’être performant lors de l’ouverture des documents. Notamment car il gère l’archivage numérique des documents. En la matière deux choses peuvent influer sur les performances. Tout d’abord, la qualité de votre réseau. En effet, si le document est lourd, plus votre réseau est performant plus le document sera rapatrié rapidement. De plus, la performance réseau est mise à l’épreuve par le nombre d’utilisateurs. Aussi, plus le réseau offre un débit important, plus il sera facile aux utilisateurs de disposer rapidement des informations dont ils ont besoin.

Ensuite, les logiciels de GED en SaaS (solution cloud) demandent un excellent débit internet. C’est un indispensable pour offrir un confort d’utilisation suffisant. Il faut au minimum une connexion ADSL performante. Mais la fibre apparaît comme une solution plus efficace en matière de temps de réponse et de débit en upload. Enfin, sur cette question, l’arrivée des réseaux de 4e génération (LTE) permet de nouveaux horizons en matière de mobilité.

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