L’un des principaux freins à l’investissement dans des solutions logicielles de gestion de documents est très souvent le prix. Nous vous proposons aujourd’hui de prendre le raisonnement inverse : évaluer le coût d’une mauvaise gestion de documents au sein d’une entreprise qui ne souhaite pas mettre en place la dématérialisation des documents.

Une mauvaise gestion de documents a un coût. L’évaluation d’un tel coût est difficile, la fluctuation étant importante selon les structures et les organisations. Afin d’être le plus précis possible, nous sommes partis sur une évaluation en temps (et nous éviterons par la même occasion de dire des phrases telles que : “le temps c’est de l’argent”).

Mauvaise gestion de documents

Mauvaise gestion de documents : une perte de temps considérable

La première cause de perte de temps est liée à la suppression de document par erreur. Si très tôt l’informatique a pallié la maladresse de l’utilisateur avec un système de corbeille (le document se supprime en deux étapes), les pertes de documents sont fréquentes via d’autres situations. La première est celle où un fichier va se retrouver écrasé par un autre fichier du même nom. La seconde cause est quant à elle matérielle. Elle résulte dans la fin de vie d’un support de stockage (le plus souvent un disque dur). Le coût en temps est celui du temps de production du document.

La seconde cause n’est pas liée à la suppression, mais à l’égarement. Cela concerne tout d’abord les documents enregistrés au mauvais endroit, par exemple sous le mauvais répertoire. La seconde difficulté est liée au nom des fichiers. Il est d’autant plus difficile de retrouver un document dont on ne connait plus le nom. Le coût en temps s’étale du temps de recherche au temps de production du document si ce dernier n’est jamais retrouvé.

Mauvaise gestion de documents : un coût financier important

Le cabinet Gandys et Ludsen estimait en 2013 qu’en moyenne dans une entreprise de 20 salariés, cette perte de temps liée à la mauvaise gestion documentaire représentait chaque jour une perde de 40 à 60 minutes de temps de travail. Partant de cette estimation et de sa fourchette basse, le coût annuel est assez important. Le salaire moyen en 213 s’élevait à 2410 € brut mensuel, soit un coût horaire d’environ 16€. Si l’on croise ces deux chiffres, le coût annuel d’une mauvaise gestion des documents représente 17 600€ chaque année à une PME de 20 salariés.

Lorsque l’on sait qu’il existe des logiciels de gestion de documents performants pour moins de 10 000 € annuel, ce chiffre de 17 600 € pousse à réfléchir. Sans compter qu’en plus de ne plus perdre de temps avec vos documents, vous gagnez aussi en efficacité. Mais ceci est un autre calcul …

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