L’un des principaux atouts du logiciel GED est sa capacité à effectuer des recherches dans des bases de données. Et ce parmi une quantité d’informations parfois immense.

Dans un logiciel GED, le but des modules des recherches est de trouver rapidement l’information. Et ce quelles que soient les données dont on dispose sur ce document.

logiciel-GED-module-rechercheLogiciel GED, démat et recherche simple

Les recherches simples correspondent aux fonctions de base qu’un utilisateur est en mesure d’attendre d’un logiciel GED. La recherche en matière de logiciel GED passe en grande partie par l’indexation des fichiers. L’indexation va regrouper toutes les informations liées à un document. Dans ces informations, on retrouve en premier lieu les métadonnées du document. Ensuite, l’une des fonctionnalités phares en termes de gestion documentaire est la recherche “plein texte” (aussi appelé full text). Elle se base sur une indexation du contenu des documents électroniques. Enfin, pour trouver un document, il est souvent tout aussi efficace de mettre en place des filtres. Comme la date de création ou l’habilitation à l’accès.

Logiciel GED et fonctionnalité de recherche avancée

La mise en place de fonctions de recherche avancée est toujours un subtil équilibre entre facilité à trouver l’information et logiciel devenant une usine à gaz trop complexe pour l’utilisateur. Dans ces fonctionnalités avancées, on retrouve tout d’abord la possibilité d’enregistrer une sélection dans les résultats de la recherche.

L’une des secondes fonctionnalités avancées est la mise en place de recherche imbriquée. En effet, elles permettent d’effectuer une requête au sein d’un premier résultat de recherche. D’autre part, une autre fonctionnalité avancée est la capacité à fédérer la recherche sur plusieurs bases documentaires. Enfin, la mise en place d’une fonction de suggestion liée à l’orthographe s’avère aussi très utile. Par exemple, suite à une faute de frappe.

La recherche est une fonction centrale du logiciel GED. Elle est parmi les plus utilisées. Son efficacité dépend le plus souvent des attentes spécifiques que l’on peut avoir en la matière.

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