Le logiciel de gestion de projet est à la mode ! Mais pourquoi se borner à visualiser un plan de charge ? La GED (encore elle !) permet de maîtriser chaque aspect de chaque chantier.

Avec le logiciel de gestion de projet vient le travail collaboratif mais le concept enthousiasme autant qu’il inquiète. D’une part, il est incontournable lorsque l’on veut faire aboutir les projets les plus ambitieux, en promettant une véritable alchimie des compétences plutôt qu’une bête addition. Mais d’autre part, il est aussi vecteur de chaos, de contretemps, d’incompréhensions et donc de retards, voire de ratés. La raison : les collaborateurs sont autant d’électrons libres qu’il faut canaliser et pour ce faire, l’informatisation des procédures est votre meilleure alliée. Cela explique pourquoi le logiciel de gestion de projet est à la mode.

La GED comme logiciel de gestion de projet.

Un logiciel de gestion de projet, la gestion documentaire en plus …

La GED (gestion électronique de documents) est souvent réduite aux yeux des utilisateurs à sa fonction d’archivage et de classement des documents, ce qui est légitime dans de nombreux cas. Cependant, les solutions de GED se diversifient de plus en plus, certaines allant jusqu’à flirter avec le CRM… Tout en conservant la rigueur et la sécurisation d’un système de GED traditionnel.

Or, quel projet ne nécessite pas de jongler avec les documents, d’échanger l’information par mail, de fournir des preuves documentées de l’avancée des procédures ? Considérer la gestion de projet indépendamment de la gestion des flux (documentaires ou autres) semble dès lors pour le moins limité.

Voici, pèle-mêle, quelques fonctionnalités inclues dans une GED complète :

  • L’espace de travail collaboratif, dans lequel les utilisateurs peuvent partager des documents, travailler en équipe sur le même document, partager des notes et commentaires sur les dossiers qu’ils traitent, avoir accès à tous les échanges (mails ou autres) relatifs à un projet…
  • L’affectation et le changement d’état des dossiers, qui permet par exemple de faire passer un dossier Affaire de “en cours” à “gagnée” ou encore de transformer un dossier Prospect en Client et donne ainsi un indicateur quant à l’avancée des démarches.
  • La gestion des tâches et de l’agenda, liée aux dossiers concernés, permet aux utilisateurs de savoir ce qu’ils ont à faire, mais également d’accéder en un clic à toute l’information dont ils ont besoin pour commencer à travailler. Cette gestion est également collaborative, chacun a donc accès au plan de charges et aux disponibilités de ses équipiers.

Ces mécanismes sont à eux seuls des atouts considérables par rapport au logiciel de gestion de projet classique. Mais la GED a plus à offrir qu’un simple outil d’organisation !

Un logiciel de gestion de projet, la sécurité en plus…

Réunir plusieurs collaborateurs autour d’objectifs communs ne devrait pas mettre en danger la sécurité et la confidentialité de vos données. Or, il est souvent complexe voire impossible de mettre en place une gestion des droits d’accès pour les utilisateurs d’un logiciel de gestion de projet courant. Problème : que faire lorsque l’équipe commerciale, qui doit avoir accès aux informations du client, travaille main dans la main avec l’équipe technique, qui ne devrait pas ?

Solution : la GED, encore et toujours, qui gère simplement les habilitations de chacun à voir, consulter ou modifier un élément de la base documentaire.

Qu’en est-il de la sécurité au niveau de l’intégrité des documents ? Que faire lorsqu’un devis ou un compte-rendu de réunion a été modifié de façon erronée ou abusive par un utilisateur anonyme ?

Réponse : dans un logiciel de GED performant, l’historique des accès permet de savoir précisément et sans l’ombre d’un doute qui a modifié tel ou tel document. Cela peut décourager certains de prendre des initiatives à la légère… Et lorsque celles-ci sont désastreuses, l’outil de versionning permet de restaurer le document dans une version antérieure au drame.

Parfait, me direz-vous, mais qu’en est-il de la procédure de prise de décision ? J’allais y venir…

Un logiciel de gestion de projet, sur mesure.

“Pourquoi ce projet n’a-t-il pas avancé ?
– J’attends la validation de M. Tartampion sur le devis depuis une semaine… Il est en déplacement, je crois.”

Ce dialogue vous rappelle des échanges que vous avez vous-même eu avec un collaborateur/un supérieur ? Nous aussi… Mais c’était avant la GED. Car cet outil merveilleux dont on ne se lasse pas de vous rebattre les oreilles permet également de dématérialiser ces procédures habituellement fastidieuses et génératrices de retards, sous la forme de “circuits de validation”.

Mieux encore : la GED s’adapte à vos procédures même les plus complexes pour vous garantir une circulation de l’information fluide, rapide et sécurisée.

Par exemple, il est tout à fait possible de se borner à un circuit de validation simple, dans lequel l’utilisateur demande au chef de projet de valider un document. Le chef de projet reçoit la demande par message interne ou par mail et répond par oui ou par non. L’utilisateur reçoit la réponse dès qu’elle est accordée et peut passer à autre chose sans attendre ni relancer son interlocuteur. Simple, efficace et suffisant dans la plupart des cas.

Mais pourquoi ne pas corser un peu les choses ? La GED permet en effet de mettre en place des circuits de validation où chaque type de document a son ou ses valideurs attitrés. Lorsqu’un utilisateur demandera la validation d’une facture, par exemple, le logiciel lui proposera automatiquement la liste des utilisateurs du service comptabilité. Cela n’a pas toujours d’intérêt dans une PME, où tout le monde connaît Sylvie de la compta, mais dans une entreprise de plus grande envergure ou dotée de bureaux décentralisés, c’est un gage de sécurité et d’efficacité conséquent.

On peut également imaginer des circuits de validation dans lesquels le document est envoyé à plusieurs valideurs et n’est considéré comme validé que s’il obtient un seuil minimal de validations, ou dès que l’un des valideurs a donné son aval…

Bref, les possibilités sont multiples et la GED ne demande qu’à s’adapter à votre logistique interne pour mieux l’optimiser. Et n’est-ce pas tout ce que l’on demande à un bon logiciel de gestion de projet ?

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