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Cette question est volontairement provocatrice et vient d’une idée finalement assez simple. Le logiciel de GED est né de la nécessité de dématérialiser les documents pour faciliter leur conservation et leur circulation. Or, aujourd’hui de nombreux documents n’existeront jamais sous forme papier, et resteront tout le long de leur existence sous forme numérique. Ils sont faciles à copier, à transmettre à sauvegarder, etc. Dès lors le logiciel de GED représente-t-il encore une nécessité ?

logiciel de ged avenir

Le logiciel de GED : pierre angulaire de la dématérialisation

S’il est bien évident que le numérique grignote chaque jour un peu  plus le papier, ce serait une terrible erreur que de croire que le papier n’a pas encore de beaux jours devant lui. Entre 2007 et 2012, le nombre de correspondances distribué par La Poste est passé de 9.3 milliards à 8.3 milliards. Quand bien même le recul est net, le volume reste considérable. Or, la dématérialisation de cette correspondance passe nécessairement par un logiciel de GED, surtout si les volumes à traiter sont importants. Enfin, au-delà même de la dématérialisation du courrier entrant, bon nombre de documents sont remis sous forme d’imprimés, comme les factures, les notes de frais. Ces documents font partie du quotidien des entreprises et des professionnels. Quand bien même des solutions mobiles innovantes émergent, il serait illusoire de voir ces documents papier disparaître dans les années à venir.

Le logiciel de GED : de la gestion de document à la gestion de dossier

Si vous êtes un lecteur assidu de notre blog, vous n’ignorez pas la signification communément admise du sigle « GED » de « logiciel de GED » : Gestion électronique de document. La proposition de ne plus parler de gestion électronique de documents, mais plus de gestion électronique de dossier a déjà été faite ici même. L’évolution récente du management laisse une place prépondérante au projet et à la gestion collaborative de ces projets. La nécessité de travailler ensemble sur des mêmes documents et un même dossier sans être matériellement dans le même bureau est une chose que le logiciel de GED a rendue plus facile. Des fonctionnalités telles que les circuits de validation sont un véritable plus pour accélérer le traitement d’un dossier.

Les évolutions à venir du logiciel de GED

L’un des documents à avoir pris une place majeure dans les entreprises aujourd’hui est l’e-mail. Il est devenu tellement facile d’envoyer un mail avec des documents en pièces jointes que le traitement des mails prend de plus en plus de temps, notamment lorsque l’on se veut consciencieux dans le classement de ses courriers électroniques. Des études montrent que le traitement des mails, et la perte de temps lié à la suppression des spams représentent plus de deux heures de travail chaque semaine en moyenne pour un salarié. Ici encore le logiciel de GED se fait l’allié des gains de productivité avec l’émergence de solutions de classements automatiques et intelligentes des mails  de plus en plus performante.

 

Le logiciel de GED reste un outil indispensable pour la dématérialisation. À bien des égards il se transforme et d’adapte aux évolutions du management et des fonctionnements de l’entreprise. C’est bien cette souplesse du logiciel de GED, qui en fait un outil indispensable pour l’archivage documentaire. Il reste un outil dont les gains de productivité sont communément admis.

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