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dématérialisation syndics2015 sera dématérialisée ou ne sera pas. Date butoir pour la mise en place du PES V2 concrétisant la dématérialisation des pièces comptables des collectivités locales, le 1er janvier 2015 annonce également l’entrée en vigueur de la loi ALUR, qui lance la copropriété dans le processus de dématérialisation. Usagers et personnels des syndics devraient bientôt pouvoir profiter des bienfaits de la GED…

Moins de papier, plus de sécurité

La simplicité des échanges et la facilité d’accès aux documents pour les copropriétaires est au cœur de la loi ALUR, qui obligera les syndics à mettre à disposition « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés ». La loi ne précise pas quels seront les documents concernés par cette dématérialisation, ni les modalités de tarification d’un tel service, un décret d’application devrait néanmoins bientôt voir le jour pour clarifier ces questions.

Autre apport de la loi ALUR : les notifications et mises en demeure pourront désormais être transmises par voie électronique et conserveront leur force juridique. Cette disposition ne sera cependant valable que sous réserve d’un accord des copropriétaires.

Les syndics passent à la GED

Comme pour les collectivités locales, les syndics ne devraient pas tarder à entrevoir tous les bienfaits que pourrait avoir l’adoption d’une solution de GED (Gestion Electronique des Documents) dans leur secteur : puisque les documents doivent être disponibles dans une version électronique, autant dématérialiser l’ensemble de leur cycle de vie, de l’organisation à l’archivage.

En plus d’un gain de place et d’une organisation nettement simplifiée de leurs nombreuses ressources administratives, les syndics devront gérer beaucoup moins de demandes de la part des copropriétaires, qui bénéficieront d’un accès direct et sécurisé à toutes les données dont ils auront besoin. Les syndics devraient donc pouvoir observer le même gain de productivité que toutes les entreprises déjà utilisatrices d’une GED.

Toujours les mêmes freins…

Reste que, comme dans la plupart des structures qui devraient en toute logique se lancer dans la dématérialisation, la loi ALUR ne sera pas si facile à mettre en œuvre. Le premier obstacle est sans aucun doute financier : la dématérialisation implique non seulement l’achat d’une solution logicielle adaptée mais également la réorganisation complète des méthodes de travail internes.

Deuxième entrave : la méfiance persistante des usagers vis-à-vis de la sécurisation des documents numériques. Il y a fort à parier que, dans le cas où les copropriétaires donneraient leur accord pour être informés par e-mails, ils seront moins enclins à considérer une mise en demeure par voie électronique de la même façon que si cette dernière leur était transmise par courrier papier…

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