La rédaction du Blog des Experts, spécialiste de la gestion électronique de documents, cède à la grande mode des tops 10. Découvrez les fonctionnalités incontournables de la GED !

Bien évidemment, il ne s’agit pas ici d’établir une hiérarchie entre les fonctionnalités d’une solution de gestion électronique de documents. Un tel classement est bien trop subjectif selon l’utilisation que l’on peut avoir de son outil GED. Voici un top 10 des fonctionnalités qui rendent la gestion documentaire plus simple au quotidien.

  1. Classement autogestion-electronique-de-documentsmatique : Le classement automatique est l’une des fonctionnalités phares de la GED. Une fois bien paramétré, il permet un gain de temps considérable pour les utilisateurs.
  2. Moteur de recherche : Les logiciels de gestion électronique de documents intègre un moteur de recherche interne. Ils sont d’une efficacité redoutable pour retrouver l’introuvable ! La capacité a effectué des recherches plein texte est un aussi une avantage considérable.
  3. LAD/RAD : La LAD/RAD est le fidèle compagnon de la GEIDE. Elle permet de récupérer l’ensemble des informations contenues dans un document papier. Elle utilise pour cela la reconnaissance optique des caractères (OCR).
  4. Les fonctions collaboratives : Les fonctions collaboratives et la gestion de projet sont devenues indispensables. Elles permettent à la gestion documentaire de s’adapter aux évolutions managériales dans l’entreprise du XXIe siècle. Elles permettent notamment de gérer la validation des documents par un supérieur en quelques secondes.
  5. Workflow et gestion du cycle de vie : En complément des fonctions collaboratives, le workflow est une manière d’adapter la vie du document. Il reprend les grandes étapes de la création à son exploitation aux processus utilisés par l’entreprise.
  6. Le versioning : Le versioning ou gestion des versions permet de suivre les évolutions d’un document et de tracer les modifications. C’est aussi un moyen de ne plus perdre d’informations quand un document a subi trop d’altérations, suite à de mauvaises manipulations par exemple.
  7. Gestion des droits : La gestion des droits est indispensable tant la gestion électronique de documents a vocation à avoir une diversité d’utilisateur. Elle permet l’attribution de droits spécifiques selon l’utilisateur ou le groupe d’utilisateur.
  8. Inter connectivités avec applications métiers : C’est la capacité à récupérer des informations depuis des informations tierces et à en transmettre à des tiers. En matière de comptabilité, par exemple, c’est une des fonctionnalités de la gestion électronique de documents.
  9. Fonctionnalités taches et rappels : Cette fonction « tâche » ou calendrier est désormais usuelle pour la plupart des utilisateurs. Intégrée dans un logiciel de GEIDE, elle permet de mieux gérer un dossier, en planifiant toute action à entreprendre.
  10. Zéro perte : Il ne s’agit pas d’une fonctionnalité en tant que telle. Mais cet élément présente un réel avantage qu’il nous est impossible de ne pas citer ! La gestion électronique de documents est l’un des meilleurs moyens de ne plus perdre de document. Et donc de conserver toutes les informations essentielles que souhaite sécuriser une organisation.
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