46 questions, 13 jours de phoning, plus de 3000 entreprises contactées, deux mois de compilation et d’analyse des résultats, 153 litres de sueur et de larmes : l’été des Experts de la GED a été productif. Comme promis, voici les résultats de notre grande enquête sur les enjeux, la réalité et les perspectives de la gestion électronique des documents (GED) dans les entreprises et collectivités françaises. Pour simplifier la lecture de cette étude fleuve, nous avons choisi de la découper en trois parties, dont nous vous livrons la première aujourd’hui : le cahier des charges du logiciel GED .

Le cahier des charges du logiciel GED est sans doute un des éléments les plus important pour toute entreprise qui souhaiterait mettre en place une solution GED. Cette étapes est primordiale à bien des égards. Nous allons voir pourquoi.

cahier des charges du logiciel GEDLa GED, Arlésienne du monde de l’entreprise ?

Premier constat : la GED est très loin d’être un concept connu et répandu en dehors des cercles initiés de l’administration technique et informatique. Nombreux sont même les utilisateurs quotidiens d’une GED, au sein de leur entreprise, à ignorer la dénomination précise de leur outil de travail !

Durant cet été studieux, les Experts sont devenus familiers de la réaction : « Une gède ? Non, on n’a pas ça ici… Ah ! Vous voulez parler du programme qui nous archive nos documents ? Comment vous avez dit que ça s’appelle …? » Il n’est donc pas surprenant d’apprendre que le pilotage du projet de GED est confié au DSI dans 62% des cas.

Mais ça n’est pas la seule conséquence du mystère qui entoure la GED : avant de s’équiper, l’entreprise passe toujours par une longue phase de recherche d’informations, de comparaison des offres, de prise de contact, bref, une parade amoureuse qui dure en moyenne 6 mois et se solde par le choix du prestataire de la future GED.

Le cahier des charges du logiciel GED : souvent sous-estimé, toujours regretté…

Deuxième constat : dans la longue marche qui mène au Saint Graal de la GED parfaite, il est primordial pour une entreprise de se constituer un cahier des charges GED. Dans les faits, 88% des sondés ont réalisé un tel document.

Problème : les entreprises ne réalisent que très rarement l’importance d’être précis et cohérent dans la rédaction de leur cahier des charges. La GED étant un outil extrêmement versatile, il est capital d’opérer une réelle définition de ses besoins si l’on veut obtenir une réponse pertinente de la part des éditeurs de logiciels de GED.

Ainsi, dans 21% des cas, les difficultés qui apparaissent en cours de projet sont directement imputables à des lacunes dans le cahier des charges. Dans 41% des cas, les entreprises ont affirmé qu’il s’agissait d’une mauvaise adéquation de la GED avec leur infrastructure… Qui n’avait donc sûrement pas été spécifiée dans le cahier des charges.

Pour éviter de telles déconvenues, 10% des entreprises font aujourd’hui appel à une aide extérieure pour rédiger leur cahier des charges : cabinets de conseil, intégrateurs et même certains prestataires proposent un accompagnement personnalisé.

Les limites du cahier des charges du logiciel GED : l’humain au cœur de la Gestion Electronique des Documents

Tout dans un projet de gestion électronique des documents ne repose pas sur le cahier des charges. En effet, la longueur du projet, la nécessité de paramétrer le produit et son besoin d’évolutions font du prestataire un partenaire de l’entreprise sur le long terme, avec lequel il est primordial d’entretenir une relation de confiance.

Ainsi, 84% des sondés ont répondu avoir choisi un prestataire après une démonstration sur site de sa solution de gestion électronique de dossiers. Seulement 7% ont été convaincus par une démo à distance. Plus surprenant, 9% des entreprises interrogées ont opté pour une GED à l’aveugle, sans avoir bénéficié du moindre aperçu en direct.

Un choix discutable et potentiellement lourd de conséquences… Que nous examinerons la semaine prochaine.

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