Les changements de politique dans la gestion documentaire des entreprises se font souvent après des moments de tensions. Voire de crises liées à la gestion des informations.

Cependant le choix d’une solution de gestion documentaire doit se faire avec non seulement un certain sang-froid, mais en plus une vision à long terme. Il est donc important de bien travailler en amont son cahier des charges GED.

gestion documentairePourquoi utiliser un logiciel de gestion documentaire ?

Les difficultés rencontrées dans la gestion des documents ont souvent les mêmes symptômes. Mais, contrairement à ce que l’on pourrait croire, l’un des plus évoqués n’est pas lié l’efficacité. En effet, il est plutôt question de traçabilité. La seconde difficulté qui amène des professionnels à se pencher sur un logiciel de GED est l’incapacité à faire face à un flux d’information trop important. Enfin de nombreux managers recherchent une amélioration des performances par la mise en place d’un système de gestion des documents.

Qu’attendre d’une solution de gestion documentaire ?

L’amélioration des performances s’inscrit souvent dans une amélioration de la productivité. Or, la productivité est le rapport entre la production et le temps de travail nécessaire à celle-ci. Pour améliorer la productivité au travers d’une solution de gestion de documents, il faut arriver à faire de la gestion de l’information une activité moins chronophage. Que ce soit dans son traitement ou dans son transfert. C’est bien ici tout l’objectif des logiciels de gestion documentaire : faire mieux avec en moins de temps !

Gestion documentaire et document électronique

Les gains de productivité qu’annoncent les solutions de gestion électronique des documents reposent en grande partie sur l’apport des documents électroniques. L’émergence du document électronique permet bien plus de souplesse.

Celui-ci est en effet copiable à l’infini. Cela permet d’éviter une perte d’information. Mais il est aussi consultable à distance et permet une traçabilité accrue. Le mariage entre gestion documentaire et document électronique fonde une grande partie des gains de productivité qu’apporte le logiciel de GED.

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