Aujourd’hui les collaborateurs sont à l’aise avec l’informatique et peuvent télécharger des applications et logiciels open source à la volée. En matière de gestion des documents de nombreuses applications gratuites ont également vu le jour.

Mais cette pratique engendre des risques pour les entreprises. En effet, elles se soumettent au risque de perdre la maîtrise de leur gestion des documents. Car si les collaborateurs ne sont pas satisfaits des outils mis en place pour soutenir leur activité quotidienne, ils risquent de télécharger de manière isolée des applications. On parle d’applications fantômes.

gestion des documents

La gestion électronique de documents, la solution pour le partage et la transmission de la mémoire de l’entreprise

Les logiciels de gestion électronique des documents permettent de centraliser dans un lieu commun l’ensemble des documents de l’entreprise. A l’inverse d’une somme d’applications et d’organisations individuellement adoptées par chaque service, ces logiciels permettent d’harmoniser la gestion des documents. La GEIDE offre à tous la possibilité de retrouver facilement un document. Même si celui-ci concerne davantage un autre service de la société.

Le partage de l’information est un des premiers atouts qu’offre la gestion électronique des documents aux entreprises qui l’adoptent. De plus, la gestion électronique des documents permet de préserver sur le long terme la mémoire documentaire de l’entreprise. Elle assure ainsi la capacité de cette dernière à conserver des atouts stratégiques majeurs. C’est là toute la question de la valorisation des documents.

Faire en sorte que les collaborateurs trouvent leur compte dans la gestion des documents

Toutefois, pour que les outils de gestion documentaire fonctionnent dans l’entreprise, il est nécessaire que les collaborateurs y trouvent un avantage supérieur à celui des applications qu’ils utilisent de manière individuelle. Il est donc nécessaire pour l’entreprise de mener le projet de refonte de la gestion documentaire de manière totalement collaborative.

Les collaborateurs doivent pouvoir faire part de leurs attentes et besoins afin de comprendre que ceux-ci sont pris en considération. De plus, des sessions de formation expliquant les enjeux et les fonctionnalités de l’outil doivent être mis en place sous peine de voir toujours fleurir de nouvelles applications fantômes au détriment du logiciel flambant neuf.

Pour information, nous sommes en train de rédiger un livre blanc de la GED. Si vous souhaitez y participer en nous faisant partager votre expérience, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de contact !

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