Une gestion des documents de production efficace est en mesure d’appréhender les dossiers et les informations comme des entités « vivantes » et en constante évolution, avec des interventions planifiées ou non.

La GED pour la gestion des documents de production est de plus en plus utilisée. Elle permet de gagner considérablement en productivité. Aujourd’hui, cette gestion est presque totalement dématérialisée dans certaines entreprises. Elle implique en effet de nombreux changements très positifs.

gestion-des-documents-de-productionÊtre plus réactif dans sa production

La tertiarisation de l’économie et l’avènement d’une concurrence très élevée obligent les entreprises à faire preuve de plus de souplesse et plus de réactivité. La capacité à répondre rapidement aux demandes d’un client est devenue l’un des éléments déterminants pour ce dernier. Au-delà de la question du temps de réaction, la gestion des documents doit être en mesure de fiabiliser l’information. Mais aussi de diversifier les services, ou encore d’être un outil performant pour maîtriser la croissance de l’entreprise.

Les documents se doivent de circuler au sein de l’entreprise, entre la personne chargée de les produire et son supérieur chargé de le valider. La gestion électronique de document rime donc désormais avec workflow et circuit de validation.

Gestion des documents de production et workflow

Le circuit de validation est à la GED ce que le coursier est aux entreprises. Et ceci à plusieurs titres. Tout d’abord, parce ce qu’il prend en charge la distribution du courrier aux différents destinataires. Ensuite parce qu’il relaie des événements. Par exemple, il amène une facture, une commande, un règlement ou une réclamation. Il n’en est pas l’émetteur, il n’intervient pas dans l’information. Mais il assure sa bonne transmission.

Il peut déposer un courrier, et attendre une réponse, pour ensuite le porter à une autre adresse ou bien le retourner à l’émetteur. Enfin, ce coursier est en mesure de gérer les priorités en faisant d’abord passer les urgences. Or, l’énorme avantage de la GED sur le coursier est la rapidité de circulation de l’information. En effet, la validation d’un document ne demande que deux clics. Elle assure également une forte traçabilité et donc une grande fiabilité. La gestion de documents de façon collaborative s’en retrouve grandement facilitée, et c’est l’ensemble des services de l’entreprise qui bénéficie de ce gain de temps précieux.

La mise en place d’un circuit de validation dans votre entreprise par l’intermédiaire d’une gestion électronique de documents et/ou d’une gestion électronique de dossiers, est un excellent moyen d’augmenter vos performances en matière de gestion des documents de production !

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