Gestion électronique des documents: la GED Bienvenue sur le Blog des Experts ! Pour inaugurer l’ouverture de ce blog dédié à l’actualité de la gestion électronique de documents et de la dématérialisation, commençons par le commencement. Attachons-nous à définir le sujet principal de cet espace d’information et d’échange : la GED !

La GED peut parfois être difficile à comprendre pour les néophytes. En effet, derrière cet acronyme se cache bien des fonctionnalités et bien de subtilités ! Dans ce premier article, nous allons donc balayer les grands principes de bases afin de bien cadrer notre sujet.

La GED : définition

La GED est un sigle signifiant gestion électronique des documents. Il s’agit d’un système informatisé permettant de gérer les documents d’une organisation avec pour concept central la dématérialisation. Le terme GED peut également être utilisé pour désigner un logiciel.

 Logiciel de GED Zensolutions

Cet article nous permet également de vous présenter le logiciel de GEIDE auquel ce blog est dédié : Zensolutions. Ce logiciel pour objectif d’optimiser la gestion des documents et de l’information d’une entreprise en améliorant et en simplifiant leur centralisation, consultation, partage et sécurisation. La grande difficulté lors de l’installation d’un logiciel de gestion documentaire au sein d’une entreprise reste de trouver la solution qui répond à toutes ses exigences et qui soit parfaitement adoptée par les collaborateurs de l’entreprise.

Une solution de GED adaptée à toutes les contraintes des entreprises

La solution GED Zensolutions, développée et commercialisée par la société Entropics, intègre l’ensemble de ces contraintes dans son offre en proposant une large gamme de logiciels ainsi qu’un suivi de projet personnalisé. La gamme de Zensolutions comprend : des solution de gestion des documents clé en main pour un panel de secteur d’activité, des solution de dématéralisatio des documents modulable et des solutions sur mesure. L’équipe de Zensolutions propose également ses services pour l’accompagnement des projets d’intégration de votre projet. L’objectif de cet accompagnement est de gérer au mieux la conduite du changement, de respecter les échéances et d’assurer la pérennité du logiciel installé en identifiant correctement les besoins actuels et futurs de l’entreprise.

L’émergence de la GED Cloud

Ces dernières années, le marché de la gestion documentaire a vu apparaître de nombreuses solutions hébergées. Si les particuliers ont rapidement pu bénéficier de nombreuses solutions de stockage de documents telles que les “dropbox“, les entreprises ont également vu se développer à un rythme effréné des solutions de GED hébergées. Nombreux sont les éditeurs à proposer aujourd’hui les fonctionnalités de leur logiciel de GED classique en mode Saas.

La sécurité des solutions de GED hébergées mise en doute par les entreprises

Malgré la tendance du “cloud” très bien adoptée par le grand public et même les TPE, la plupart des entreprises conserve une certaine réticence à adopter ces solutions, notamment les GED hébergées. Nombreuses sont les entreprises qui doutent encore de la sécurité de ces solutions, notamment la capacité à garantir une totale certitude de non fuite des informations conservées dans les documents de la base documentaire.

Ces doutes, bien que loin d’être infondés, peuvent toutefois être facilement écartés en veillant, lors du choix de votre solution de gestion électronique de documents hébergée, à sélectionner un éditeur crédible, présent depuis plusieurs années sur le marché de la gestion documentaire et connaissant très bien les problématiques de sécurité de l’information.

La GED SaaS, un véritable atout concurrentiel

Ces solutions de GED en mode Saas conservent, non seulement, les mêmes fonctionnalités et niveau de sécurité que les logiciels de GED classiques, mais s’avèrent encore plus pratiques. Les documents intégrés dans la base documentaire sont accessibles depuis n’importe quel endroit. L’entreprise gagne ainsi en rapidité de traitement, en réactivité. La gestion des documents est une question stratégique, choisir une solution hébergée c’est créer un véritable atout concurrentiel pour votre entreprise.

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