La dématérialisation des documents a déjà été largement adoptée par les entreprises. Les solutions de gestion électronique de documents gagnent désormais du terrain dans les collectivités.

Et ce n’est pas sans raison que la dématérialisation tend à se généraliser. En effet, il a été démontré que, à taille égale, les employés de communes manipulent en moyenne beaucoup plus de documents que les employés d’entreprises. Une commune de 8000 habitants peut recevoir jusqu’à 500 courriers par semaine ! Des documents pouvant être composés parfois de 10 pages chacun. Ces dernières années, nombreuses sont les mairies ayant adopté la dématérialisation… pour quels bénéfices ?

la dématérialisation dans les communesUne amélioration significative de la gestion administrative des communes

L’installation de solutions de dématérialisation des factures et de tout autre document dans les mairies a fait ses preuves. Le bénéfice est, dans un premier temps, l’amélioration de la qualité de la gestion administrative. Elle est en effet significative dans toutes les communes ayant installé une solution de dématérialisation. Les logiciels de GED Mairie permettent notamment de dématérialiser de nombreux processus : dématérialiser les factures, les réclamations, les permis de construire, etc. Toutes ces procédures engendre des gains de temps et financiers indispensables aujourd’hui pour le secteur public. Mais pas uniquement !

En effet, les mairies s’engagent de plus en plus concernant la gestion des demandes et réclamations de leurs concitoyens, à l’image de la Charte Marianne. La dématérialisation des factures, la dématérialisation des flux comptables, des courriers, des réclamations ou encore des documents tels que les permis de construire permet de répondre à ces exigences. En évitant notamment toute perte d’informations et en offrant un suivi sans faille des courriers, de la distribution à la gestion des réponses en passant par leur traitement.

Ces améliorations ont fait le plus grand bonheur des employés et citoyens dans les communes ayant installé ces solutions. D’ailleurs, n’oublions pas le timbre dématérialisé et notamment le timbre amende dématérialisé et le timbre fiscal dématérialisé.

La GED pour les mairies et la dématérialisation : une solution miracle pour les élus

L’adoption de la dématérialisation est également admirablement bénéfique d’un point de vue politique, pour les élus des mairies concernées. Dans les petites et moyennes communes, les élus cumulent bien souvent, à leur mandat, une activité professionnelle à temps plein. Ils se doivent pourtant d’être informés en temps réel.

Les systèmes de workflows liés aux solutions de dématérialisation permettent aux élus de recevoir directement et automatiquement les courriers et documents les concernant. Les élus restent informés des moindres détails de leurs projets pour la plus grande satisfaction de leurs concitoyens !

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