Bien souvent, la dématérialisation des documents et des données peut apparaître comme une fausse nécessité. En cause, la volonté de voir les informations circuler toujours plus rapidement.

Cette dématérialisation des documents s’inscrit donc dans un processus de fond qui pousse de nombreux professionnels à dématérialiser leurs données. L’objectif premier étant celui de la sécurisation de ces dernières. Or, ce processus ne rend-il pas l’information d’autant plus vulnérable ? Surtout lorsque celle-ci est entreposée sur des serveurs ?

Dès lors, l’enjeu de la question de sécurité dans la gestion documentaire est bien de redéfinir cette notion de sécurisation. Et notamment pour mieux cerner les éventuels failles que peut représenter la dématérialisation.

dématérialisation des documents et sécurité

La dématérialisation des documents : les données numériques à l’épreuve du temps

Les données numérisées entraînent deux questions sensiblement différentes : celle du stockage et celle de l’archivage. La question du stockage évolue sans cesse. Notamment en fonction du support et surtout du point de vue de la capacité de stockage. Si la loi de Moore s’applique normalement à la capacité de calculs des ordinateurs, différents observateurs lui trouvent une application quant à la capacité de stockage numérique. Dès lors, si le numérique offre une capacité de stockage en constante augmentation, de nombreuses études montrent que les supports de stockage numérique ont des difficultés quant à la conservation et l’archivage électronique des données.

Cette problématique de l’archivage numérique des documents, qui est pourtant l’une des principales motivations à la dématérialisation, demeure entière. La longévité des supports numériques est souvent limitée à une dizaine d’années. Or, cette durée extrêmement courte, du point de vue de l’archivage, n’offre pas la sécurité nécessaire à l’archivage d’une base documentaire. Ici, les possibilités offertes par les logiciels de GED sont tout à fait intéressantes. Une GED permet notamment la numérisation d’un document et son archivage immédiat sur plusieurs serveurs en local ou à distance. Cette capacité à dupliquer l’information permet donc bien un allongement de la durée de vie des données numériques.

La dématérialisation des documents : sécuriser l’accès aux données

L’archivage, c’est une information stockée et disponible. Rendre l’information accessible à la lecture tout en limitant la fuite de données sensibles est un des enjeux fondamentaux de l’archivage. Les professionnels sont donc confrontés à une dématérialisation rendue nécessaire. Notamment pour la circulation de l’information, un contexte où la confidentialité des informations reste un enjeu important. Que ce soit pour des questions d’activité (secret médical, secret professionnel, données comptable…), ou plus largement pour limiter le risque d’espionnage industriel.

En matière de gestion de la confidentialité des informations, les apports des logiciels de GED sont très importants sur tous les plans. La GED permet déjà de sécuriser l’accès à la base documentaire. Elle permet ensuite de définir des rôles très précis pour chaque utilisateur afin de savoir quel utilisateur accède à quel document. Cette double sécurité permet de limiter sensiblement toutes fuites de données.

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