L’archivage des documents est un sujet profondément moderne. Loin des vieux clichés de la salle d’archives poussiéreuse, nous allons voir pourquoi l’archivage des documents est toujours d’actualité.

L’ archivage des documents est le seul moyen de faire face efficacement aux quantités d’informations que doivent ingérer chaque jour toutes formes de structures (PME, Mairie, Collectivités…). Seulement, avant même d’effectuer un tri dans l’information il est préférable de la centraliser dans son ensemble. Pour procéder plus facilement à son archivage électronique. Finalement, l’avènement de l’archivage électronique transforme le cycle de l’information.

archivage-des-documents-gedL’ archivage des documents comme préambule à leur utilisation

Cette transformation opérée par l’archivage électronique est simple à mettre en image. Il y a une vingtaine d’années, un dossier client par exemple contenait un contrat, des avenants, des factures. Puis lorsque le dossier était clos, il était transmis aux archives. Désormais, les nouvelles informations réceptionnées (documents papiers numérisés, mails, applications métiers) commencent par être archivées pour ensuite être utilisées via des applications de gestion documentaires comme les ECM ou GED. Cette évolution permet tout d’abord de ne plus perdre d’informations en les protégeant dès leur arrivée. Par la suite, l’archivage permet de rendre l’information disponible à tous et plus seulement à la seule personne ayant le dossier sur son bureau.

Archivage des documents : un outil collaboratif

L’archivage des documents s’adapte aussi aux évolutions du management dans les entreprises. Si désormais les projets sont menés par des équipes, l’information doit rester en permanence accessible à tous. C’est ce que parvient à faire l’archivage électronique. L’information est disponible en permanence sans même avoir à se déplacer. Il est tout aussi facile de transmettre les informations aux personnes intéressées par un simple clic ou par des procédés de glisser-déposer. Car sans reprendre les concepts du Toyotisme, la capacité à fluidifier la circulation des documents dans les entreprises est bien un des enjeux majeurs auquel répond l’archivage.

Tri et archivage des documents

L’archivage étant désormais la phase initiale du traitement des documents le tri s’effectue ensuite. Comment s’effectue ce tri ? Et bien justement, il ne s’effectue pas vraiment … Toutes les informations sont conservées et l’utilisateur vient juste piocher celles dont il a besoin. L’archivage électronique est doublement performant dans ce domaine. D’une part, il permet d’accrocher à chaque document un nombre infini d’étiquettes (ou métadonnées) permettant de le retrouver. Et d’autres parts, les outils d’archivages performants permettent d’effectuer des recherches sur le texte contenu dans un document. Un atout majeur d’autant que les outils de LAD/RAD offrent la possibilité d’effectuer des recherches plein texte (plain texte). Et ce même sur des documents papiers qui ont été numérisés.

L’archivage est loin d’être un cimetière de documents ! Il est tout au contraire un lieu de vie des informations permettant d’en tirer le meilleur profit à chaque instant.

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