La rédaction d’un cahier des charges GED n’est pas chose aisée. Cet article a donc pour objectif de vous aider et vous guider dans cette démarche.

Le cahier des charges GED constitue la première phase d’un projet de mise en place d’un logiciel de GED (Gestion Électronique de Documents). Ce cahier des charges permet d’établir une analyse de la situation actuelle puis de formaliser les fonctionnalités, processus et niveaux de services attendus ainsi que de décrire les contraintes techniques de mise en œuvre de la solution.

Certains éditeurs de solutions de gestion électronique de documents proposent des prestations d’audit et de formalisation des besoins. Mais si vous souhaitez rédiger votre cahier des charges en interne, voici quelques grandes lignes à suivre.

cahier des charges GEDÉtape 1 : Audit de votre gestion de documents et gestion électronique de documents

La première étape avant même la rédaction d’un cahier des charges consiste à analyser l’existant au sein de votre structure. Il faudra donc établir une analyse de votre gestion électronique de documents. Et même de votre gestion documentaire au sens large. Cette analyse porte généralement sur les points suivants : circuits de validation, typologie et volumétrie de chaque flux documentaire (e-mails, courriers, documents internes…), gestion de votre archivage et de la conservation des documents, environnement informatique interne et externe. Elle doit également reposer sur la consultation des différents acteurs de votre gestion documentaire.

Ces diverses visions doivent vous permettre ensuite de mettre en évidence des dysfonctionnements et des axes d’amélioration. Ainsi, il vous sera plus facile par la suite de formaliser les préconisations qui constitueront le socle de votre cahier des charges GED.

Étape 2 : Présentation de votre projet de gestion électronique de document

La première partie de votre cahier des charges présentera votre projet de GED. Sans oublier son contexte de mise en place. Plusieurs éléments sont à inclure dans cette partie : objet du cahier des charges, présentation de l’entreprise et des services ou entités concernés, description de l’environnement technique et métier. Elle permet au prestataire de cerner le projet et de proposer ainsi la solution la plus adaptée au vue de la structure de l’entreprise. Tout en tenant compte de son organisation, de ses contraintes métier et techniques.

Étape 3 : Description du périmètre fonctionnel de la solution de gestion électronique

“Last but not least” ! Le cahier des charges GED décrira vos attentes précises quant aux fonctionnalités de l’outil ; objectif de la mise en place d’une GEIDE, définition des documents concernés (typologie et volumétrie). Mais aussi présentation des futurs utilisateurs du logiciel, description des processus de gestion. Ou encore archivage des documents ou archivage des emails, et cycles de vie des documents. Cette seconde partie sera également l’occasion d’aborder vos attentes quant aux modalités d’administration du logiciel.

Partager cet article ...Share on FacebookEmail this to someoneShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn