La gestion documentaire des collectivités en pleine évolution ! Le compte à rebours a commencé. Le 1er janvier 2015, toutes les collectivités locales et territoriales françaises devront impérativement avoir opéré la délicate transition vers la dématérialisation des flux comptable.

La gestion documentaire des collectivités est notamment géré par le fameux PES V2, protocole d’échange standard mis en place par les pouvoirs publics, sera chargé d’orchestrer le voyage incessant de tous ces flux dématérialisés. A deux semaines de la date butoir, il nous semble bon de rappeler qu’un premier pas réglementaire tel que celui-ci ne doit pas rester sans conséquences sur la gestion documentaire des organismes, au sens large du terme. Et c’est bien la dernière fois qu’on vous le répète… En 2014.

Compte à rebours avant l'entrée en vigueur du PESv215 % de retardataires : la gestion documentaire dématérialisée devra attendre

L’obligation d’avoir recours au PESv2 a beau être imminente, quelques collectivités s’obstinent à s’accrocher au papier. La Direction générale des Finances publiques (DGFiP), responsable du planning des opérations, a pourtant été particulièrement compréhensive côté délais de mise en oeuvre. En effet, le développement du PESv2 s’est conclu avec succès en 2005 et son déploiement lancé dès 2008. Cinq ans plus tard, il est difficile de ne pas faire de reproche aux retardataires.

Fort heureusement, ils sont très minoritaires : fin novembre 2014, 15% des collectivités locales avaient totalement occulté l’opération dématérialisation de leur budget. Un chiffre relativement faible, certes, sans pour autant être anecdotique ! Côté verre à moitié plein, on trouve 15 régions, 72 départements et 16 762 communes déjà utilisatrices du protocole.

Gestion documentaire des collectivités et dématérialisation : c’est le premier pas qui coûte

Le PESv2, qui semble représenter l’inaccessible Saint Graal pour certains responsables techniques, n’est, rappelons-le, que le premier pas sur le long chemin menant à la dématérialisation totale de la gestion documentaire et des procédures administratives.

Même si aucune date précise n’est avancée, la documentation technique fournie par la Direction Générale de la Comptabilité Publique (DGCP) est sans équivoque : la gestion électronique de documents (GED) devra, à terme, faire partie intégrante du système de gestion documentaire de chaque collectivité. Les bons élèves l’ont compris et se sont déjà dotés d’une telle solution logicielle, mais en l’occurrence, les 15% d’outsiders sont les utilisateurs de GED !

Ne partons pas fâchés …

Mais en cette période de fêtes et de réjouissances, concentrons-nous sur les avancées non négligeables qui ont été réalisées dans le domaine de la dématérialisation et de la gestion électronique de documents tout au long de l’année 2014. Les collectivités locales, mais également les tribunaux de commerce, les syndics d’immeubles et même la traçabilité de la viande bovine française sont entrés de plein pied dans l’ère de la dématérialisation.

Sur ces paroles pleines d’optimisme, l’équipe des Experts de la GED vous souhaite à tous d’excellentes fêtes de fin d’année ! A 2015 !

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