Comment définir si une gestion des documents archivés est efficace ? Sur la base de quels critères peut-on l’évaluer ? Nos experts vous apportent les bonnes réponses !

L’efficacité d’une bonne gestion des documents archivés dépend de plusieurs éléments. Cet article, qui se veut synthétique, répertorie différents critères qu’il convient d’analyser.

gestion des documents archivésLa recherche et la gestion des documents archivés

Disposé d’un moteur de recherche vous permettant de retrouver instantanément l’information est un élément essentiel de la gestion de documents. En gestion documentaire, la fonctionnalité de recherche repose sur la capacité de votre solution logicielle GED à indexer l’ensemble de vos documents. Et en particulier les métadonnées de ces documents. Une des fonctionnalités désormais incontournables pour les logiciels de gestion des documents est la capacité à indexer l’ensemble du texte d’un document. Ce qui permet par la suite d’effectuer des recherches « plein texte ». Cette fonctionnalité avancée est aujourd’hui indispensable dans le cadre d’un projet de dématérialisation des factures ou d’archivage électronique des documents fiscaux.

L’accessibilité des documents, l’élément incontournable

L’accessibilité en matière d’archivage numérique des documents peut se concevoir comme la capacité à pouvoir consulter des documents. Mais elle confère aussi la capacité à enregistrer des documents dans le système d’archivage.

La consultation des documents doit se faire quelle que soit leur nature d’origine (papier ou électronique) et leur extension numérique. Ensuite, il existe différentes possibilités pour lire ces documents. Soit une visionneuse interne, soit l’ouverture d’un logiciel externe. Le pendant de la consultation est la possibilité d’enregistrer des documents, car il serait fort dommageable d’envisager la gestion des documents comme une chose statique.

Gestion des documents archivés et confidentialité

Les documents archivés contiennent des informations dont la valeur fait qu’il apparaît nécessaire de les conserver. Dès lors, une question de confidentialité, voire de sécurité, se pose systématiquement dans une gestion des documents.

La confidentialité se construit sur trois échelons. Le premier répond à un système hermétique aux fuites de documents en dehors de la structure. Cette sécurité là est le plus souvent logiciel. La confidentialité de certains documents est aussi liée aux habilitations dont dispose un utilisateur pour consulter un document. Un système de gestion des droits des utilisateurs est donc essentiel pour disposer d’une confidentialité suffisante. Enfin, la gestion des documents doit offrir une traçabilité, tant dans la consultation des documents, que dans leur modification.

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