Comment déterminer son budget GED ? La grande majorité des éditeurs de GED ou des intégrateurs ont adopté un système de licences par poste ou de licences flottantes. Ce système offre un fonctionnement assez simple pour l’éditeur, mais pas forcément très souple pour l’utilisateur.

Ainsi, pour lisser le budget GED, il pourrait être intéressant de faire évoluer cette pratique avec un service facturé au nombre de documents stockés. Cette question du prix logiciel GED est un peu serpent de mer … Tout comme la question “GED et location“.

budget-GEDBudget GED : vers une tarification plus compréhensible pour l’utilisateur

Le système de tarification reposant sur des licences devient parfois incompréhensible. Notamment car il y avoir différentes utilisations d’un même logiciel de GED. Finalement, il est intéressant de s’interroger sur la survie d’un système qui a pour conséquence de ne faire aucune distinction entre un utilisateur qui consomme une dizaine de documents par jours et celui qui en gèrent 2 000. Une tarification au document offrirait à l’utilisateur la possibilité de comprendre ce qu’il achète… Mais surtout ce qu’il consomme ! Ainsi, l’utilisateur maîtrise d’autant plus son budget GED.

Budget GED : le document au cœur de la tarification

Dans ce contexte, l’idée est de faire du document l’unité de référence de la tarification. Pour l’utilisateur, le calcul est simple. Il peut aisément s’y retrouver et se dire que pour stocker 1 000 documents, il lui en coûtera telle somme. Plutôt que de diluer le prix d’une GED entre les licences, les prestations d’installations, de formations, et le support … De plus, un prix au document permet de comparer plus rapidement les différentes offres d’un logiciel de GED.

Un prix au document plus parlant qu’un espace de stockage

L’émergence d’offres de stockage de documents en cloud amène les géants du web à fournir des services en ce sens. La plupart des offres reposent sur un espace de stockage allant de 5 Go à 20 Go. Cependant dans la tête d’un utilisateur lambda, un espace de stockage ne correspond pas à grand-chose. Il préfère savoir combien de documents il pourra stocker sur cet espace. Aussi, l’initiative de Google pour son service Google Play Music est un bon exemple. Elle semble allait dans le bon sens en proposant un espace de stockage de 20 000 titres musicaux. Et ce quelle que soit leur taille.

Cette proposition tend finalement à rendre au document la place qu’il occupe dans la vie d’une entreprise. Une place centrale alors que finalement les entreprises n’ont que très peu de recul sur le coût réel que représente leur gestion documentaire. Les éditeurs vont-ils continuer à pratiquer une tarification à la licence pour l’utilisation du logiciel ? Ou préférer une offre logiciel basée sur un prix au document ?

Partager cet article ...Share on FacebookEmail this to someoneShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn