La PME est à la fois la structure d’entreprise la plus présente dans le tissu économique français et forcément dans le même temps, la plus hétérogène. Si regrouper des entreprises par la taille de leur structure est un critère statistique intéressant, la PME n’en demeure pas moins difficile à appréhender lorsque l’on cherche à comprendre ses besoins. On peut donc logiquement se demander si un outil GED est-il justifié pour une TPE ou une PME.

L’outil GED a d’abord été développé par des éditeurs de logiciels  qui souhaitent conquérir le marché des grandes entreprises et des grands groupes. Mais après avoir construit des GED pour ces grosses structures, elles tentent de s’immiscer sur le marché des PME pour élargir leur champ commercial.

outil GEDQuels sont les besoins d’une PME en matière de gestion documentaire ?

Le volume documentaire géré et produit par les PME varie énormément en fonction des secteurs d’activités. Cependant, à secteur d’activité similaire, le volume documentaire est souvent proportionnellement égal à la taille de la structure. Si l’on part du postulat que le volume des documents créé va souvent de pair avec le nombre d’employées qui les produisent, le plus difficile à gérer pour une structure de petite taille ce sont les documents reçus. La gestion du courrier entrant (postale ou email) et d’autant plus difficile à gérer lorsque peu de personnes en accusent la bonne réception.

L’une des spécificités de la PME est qu’une même personne dispose souvent de plusieurs casquettes. Chaque personne peut se retrouver à effectuer des tâches très différentes, ou prendre le relai dans un dossier au pied levé. L’accès à l’information et la facilité de circulation de cette dernière sont donc des enjeux cruciaux pour les PME.

Un outil GED peut-il répondre aux besoins des PME ?

Contenu des spécificités évoqué ci-dessus lié à l’hétérogénéité des PME, il s’agit ici d’apporter une réponse la plus précise possible pour un large spectre de PME.

Si l’on reprend deux des besoins de la PME, la nécessité d’avoir un outil permettant de classer rapidement un grand nombre de documents avec un minimum d’intervention humaine peut rapidement se faire sentir. C’est ici que l’outil GED peut être un plus pour les PME afin de ne pas se faire noyer dans le courrier entrant. La gestion des emails était bien évidemment l’énorme plus pour une PME, car c’est bien souvent ici que se trouve les difficultés de classement et de suivi.

La GED doit aussi se muer en un outil collaboratif évitant que les documents et les informations restent bloqués sur un bureau. La GED permet à chacun d’accéder facilement à l’information même en l’absence d’un membre de l’équipe en déplacement. C’est aussi une manière de communiquer plus facilement sur des dossiers sans forcément qu’il soit nécessaire de se voir physiquement.

La GED n’est-elle pas un outil trop lourd pour une PME ?

Un outil GED est souvent perçu comme une solution lourde à déployer et difficile à maintenir. Des aspects bien contraignants pour des structures ne disposant pas de ressources en interne pour la gestion des systèmes informatiques. Cependant, les éditeurs ont fait de nombreux efforts pour déployer facilement une GED dans une petite structure. De plus, il s’agit désormais d’outils éprouvés dont la stabilité est excellente. L’aspect technique ne semble donc plus une difficulté.

La seconde lourdeur peut venir d’une solution GED trop complexe avec trop de fonctionnalités qui ne seront jamais utilisées. C’est ici que les PME doivent se tourner vers des outils simples et fonctionnels pensés pour elles. Ces outils doivent aussi être évolutifs et en mesure d’absorber une croissance future, car choisir une GED, c’est choisir un outil qui sera souvent utilisé pour 5 à 10 ans… Mais ceci est une autre question !

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