La GED est un outil aux performances sans égales lorsqu’il s’agit d’archiver des documents. Mais quels sont les processus d’archivage d’une solution GED ?

Ce sont de ces processus d’archivage dont nous allons parler aujourd’hui. Matériels, organisation, structuration et solutions sont autant de points à valider pour mettre en place ces processus.

processus d’archivageLe meilleur allié de la GED : le scanner

Le scanner ou numériseur de documents est un périphérique informatique permettant d’obtenir une copie numérique d’un document papier. Cette copie numérique obtenue grâce à un balayage lumineux est ensuite enregistrée sur un support de stockage électronique comme un disque dur, une bande LTO, ou une clé USB.

L’intérêt d’une GED est de vous permettre de gérer le classement des documents à l’issue du processus de numérisation. En soit, le classement de documents ne présente aucune difficulté lorsqu’il ne constitue que quelques pages. Mais la gestion documentaire peut devenir un enfer quand il s’agit de plusieurs centaines de documents de nature différente !

La GED, le poste d’aiguillage de la gestion documentaire

Une des difficultés auxquelles répond la GED est de remplacer l’homme dans la reconnaissance de la nature du document. Une GEIDE performante va permettre à l’issue du processus de scan de reconnaître le passage d’un document à un autre document quand ceux-ci sont composés de plusieurs pages. Cette fonctionnalité permet donc d’obtenir un fichier par type de document.

Ensuite, les solutions de GED les plus évoluées sont à même de reconnaître la nature du document à classer : une facture, un dossier salarié, un support de communication, etc. Vos documents pourront donc être classés automatiquement selon leur nature et sans monopoliser un collaborateur.

La GED : une solution et des processus d’archivage

Enfin, une des étapes, et certainement pas la moins importante, est celle de l’archivage de documents. La GED offre ici deux grands avantages majeurs. Tout d’abord, un avantage dans la sécurisation du document, et ce de deux points de vue. Le document est sécurisé dans sa conservation en étant sauvegardé sur différents supports et selon ses différentes versions, ce qui rend la perte d’information impossible.

Ensuite, l’accès à l’information est lui aussi sécurisé en fonction de la qualité de l’utilisateur. La GED permet en outre un accès facilité aux documents archivés et notamment en matière de partage de l’information. Par exemple, deux utilisateurs peuvent accéder au même doucement en même temps. On le voit ici par différents exemples développés tout au long de cet article, l’archivage ne peut être performant sans une solution de GED bien paramétrée. N’oublions pas non plus que les GED Cloud permettent également d’améliorer la mobilité des entreprises et de leurs collaborateurs.

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