C’est la tendance qui émerge d’une étude menée en septembre 2012. Elle tend à confirmer l’émergence d’une dimension plus dynamique de la GED et de l’archivage numérique. Une tendance qui se confirment, ces derniers mois, chez les éditeurs de logiciels. Les fonctions collaboratives font désormais parties intégrantes de la plupart des logiciels de GED.

Ces fonctions collaboratives ne sont-elles qu’une évolution temporaire de ce type de solution ? Ou est-ce là une évolution de fond qui va perdurer ? Nous allons tenter de répondre à cette question !

fonctions collaboratives logiciel GEDFonctions collaboratives et GED : une vision dynamique de l’archivage

En matière de gestion électronique de documents, la demande grandissante envers des solutions collaboratives est le témoin d’une mutation de l’archivage. Cette mutation correspond à une volonté de rendre au document plus de liberté. Et ce, afin de mieux en exploiter les informations. C’est aussi une adaptation des logiciels de GED aux tendances managériales de l’entreprise du XXIe siècle. Désormais, ces nouvelles méthodes font du travail en équipe une norme. Cette tendance nécessite l’acquisition de solutions offrant aux documents de travail une plus grande souplesse. Notamment pour que chaque membre d’une équipe accède facilement aux documents dont il a besoin. Dès lors, les fonctions collaboratives apparaissent comme essentielles pour les logiciels de GED.  En effet, les chiffres le montrent ; 27% des chefs de projet en font une priorité quand il s’agit de définir les fonctionnalités indispensables d’une GED.

Fonctions collaboratives et sécurité : le duo indispensable pour toutes solutions GED

Cette vision dynamique de l’archivage numérique s’accompagne d’une nécessité de contrôler l’accès à l’information. La gestion des droits d’accès selon l’utilisateur est une des fonctions les mieux gérées par les différentes solutions GED sur le marché. Là encore, cette même étude pointe du doigt que pour 39% des personnes interrogées, la possibilité de partager les informations entre tous les collaborateurs du projet selon leur droit est le principal bénéfice de la GED. L’analogie avec la liberté surveillée émane de la capacité des utilisateurs à pouvoir accéder aux informations dans un cadre préétabli pour éviter la divulgation d’informations qui pourraient être jugées trop sensibles.

Cette étude permet de mettre en lumière les évolutions de l’archivage numérique. En effet, loin d’être une activité en ralentissement, l’archivage s’adapte toujours mieux aux besoins des professionnels.

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