L’outil de GED, au-delà d’être un formidable outil de travail, est aussi un processus. Un processus qui conjointement à la démocratisation de l’informatique fait que de plus en plus de documents sont consultés de manière électronique.

L’outil de GED et plus globalement l’informatique et les outils numériques se sont largement diversifiés ces dernières années avec l’apparition de supports tels que les smartphones et les tablettes. Les formats des documents consultés évoluent aussi avec l’utilisation toujours plus nombreuse d’outil métier. Toutes ces évolutions ont des répercussions sur les outils de GED. Voici, les perspectives que nous voyons pour 2015.

outil de ged

L’outil de GED sur tous les supports

L’un des enjeux pour 2015 est de pouvoir bénéficier de son logiciel de gestion de documents même lorsqu’on est en déplacement. Si depuis déjà plusieurs années il est possible d’accéder à sa base documentaire depuis un ordinateur portable, ce n’est pas forcément le cas pour les tablettes ou smartphones. La première difficulté rencontrée par les logiciels de GED pour s’adapter à ces nouveaux supports est la diversité des systèmes d’exploitation mobiles. Il existe en la matière deux possibilités pour s’en accommoder.

La première est la création d’application dédiée pour chaque OS (operating system : système d’exploitation) à savoir Android, iOS, Windows Mobile, ou encore BlackBerry OS (même si ce dernier est en perte de vitesse). La difficulté pour les éditeurs de GED est, dans cette hypothèse, de maintenir conjointement toutes les applications. La seconde possibilité est de proposer un accès via un navigateur web. Une solution plus facilement modulable notamment avec les évolutions du langage HTML (HTML 5). Cette seconde solution permet notamment d’offrir un accès sur tous les terminaux disposant d’un navigateur web, sans qu’il soit nécessaire de le déployer.

L’une des limites à cette solution est la confidentialité et la sécurité de l’information. Car en matière de sécurité informatique et en particulier avec le Web, le risque zéro n’existe pas.

L’outil de GED classe vos documents automatiquement

La GED de 2014 classe déjà plus de 90% de vos mails automatiquement. L’une des évolutions à venir c’est d’aller toujours plus loin dans la logique de gestion de dossier. Lorsque vous ajoutez un nouveau document à la GED, il doit se classer automatiquement dans le dossier auquel il appartient sans intervention manuelle. L’idée de la gestion électronique de dossier n’est pas nouvelle et s’intègre bien à la logique de projet.

La perspective est ici que, par exemple, en ajoutant un document PDF, la GED reconnaisse un numéro de téléphone contenu dans un entête, et classe le document PDF dans  le bon dossier. Ce fonctionnement devra être applicable à tous vos documents Office, PDF, e-mail, etc. Le but est donc d’enrichir votre base documentaire en classant automatiquement tous vos documents au bon endroit et d’en extraire les informations nécessaires pour remplir encore plus précisément les propretés du dossier (numéro de téléphone, fax, Siret, e-mail, etc.). Dès lors, les documents se classeront encore plus facilement et ainsi de suite. Bienvenue dans le cercle vertueux de la GED et de l’archivage dématérialisé !

Les bénéfices sont donc un gain de temps dans le fait de ne plus avoir à classer ses documents, et moins de perte de temps à chercher vos documents égarés. La GED en 2015 se sera donc tous vos documents partout tous les temps et toujours aussi facilement !

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