Parmi les questions récurrentes des lecteurs du Blog des Experts de la GED, faut-il opter pour une solution cloud ou une version installée sur les postes utilisateurs ?

Une solution cloud est aujourd’hui proposée par de nombreux sont les éditeurs de logiciels, se substituant ainsi aux offres de GED classiques ou venant les compléter. Le « Cloud Computing », tendance ou évolution, nos experts vous livrent les avantages et les inconvénients d’un concept pas si nouveau qu’il n’y parait.

solution cloud gedLe cloud, un concept qui a tout pour plaire

Le « Cloud Computing » peut se définir comme la délocalisation d’une infrastructure informatique. Entre d’autres termes, ce fameux « nuage informatique » n’est autre qu’une plateforme en ligne sur laquelle sont stockées vos données (documents, images, vidéos etc). Des applications ou logiciels vous permettent d’y accéder à tout moment, de n’importe quel endroit et via tous types de terminaux (smartphone, tablette, ordinateur) au moyen d’une simple connexion internet.

Rien de révolutionnaire donc, vous utilisez déjà surement le cloud sans le savoir. Notamment lorsque que vous consultez vos emails via une messagerie électronique comme GMAIL ou Yahoo, ou encore des applications telles que Picasa, DropBox et pourquoi pas un réseau social de type Facebook.

Mais depuis quelques temps, ce nouveau concept semble séduire de plus en plus de sociétés. En cause, des outils simples proposant une prise en main rapide et surtout répondant aux besoins de mobilité des entreprises, quel que soit les périphériques utilisés. Un atout important pour les professionnels qui cherchent à se démarquer de la concurrence, optant pour plus de réactivité, de souplesse, voir même pour rajeunir leur image.

Le choix d’une solution cloud pour la GED : avantages et inconvénients

Simplicité & coût maitrisé, les raisons d’un succès

  1. Un usage simplifié : l’accès à votre espace se fait via une connexion à un portail web. Pas d’installation sur vos postes utilisateurs ou de paramétrages spécifiques à prévoir. Premier atout donc, le « Cloud Computing » simplifie grandement les usages, quel que soit votre niveau d’expertise ou celui de vos collaborateurs. Les solutions en cloud permettent en effet de s’affranchir des contraintes techniques habituelles : choix du matériel adapté, installation, mise à jour des logiciels, maintenance, transfert de données, compatibilité avec vos applications métiers, etc ;
  2. Un atout économique : les offres cloud sont généralement proposées sous forme d’abonnement (SaaS) comprenant un espace de stockage suffisant et l’assurance d’un accès au réseau. Cette solution vous permet de vous affranchir de tout investissement matériel onéreux (seuls des frais de fonctionnement sont à prévoir), mais également de réaliser des économies en termes de ressources humaines : votre prestataire s’occupe pour vous de la maintenance et des mises à jour de l’infrastructure déployée, et cela de manière silencieuse.
  3. Un accès nomade : toutes vos données sont stockées dans un espace privé en ligne. Seuls prérequis pour accéder à votre base documentaire : une connexion internet, un navigateur et des identifiants de connexion. Vous disposez donc très simplement de tous vos documents partout, tout le temps ;
  4. Une solution évolutive : en optant pour une solution de GED en cloud, vous bénéficiez également d’une flexibilité plus importante. Votre base documentaire évolue ? Pas d’achat de licences ou de serveurs supplémentaires, augmentez simplement votre espace de stockage selon vos besoins et au rythme de votre croissance.

Sécurité & performances, les limites du cloud

  1. La sécurité & la confidentialité des données : même si les solutions cloud sont aujourd’hui conçues pour répondre aux enjeux de sécurité et de confidentialité, encore beaucoup d’entreprises sont réticentes à adopter ce mode de stockage. En effet, la notion d’externalisation des données de l’entreprise, ou même des documents clients, reste encore un frein. Le piratage de données reste toujours plus sensible via une solution cloud qu’une installation locale ;
  2. Les performances : une GED Cloud à distance, sur des serveurs partagés, peut-elle offrir les mêmes performances qu’un logiciel de GED installé en local ? Que se passe-t-il en cas de panne généralisée ou de maintenance des infrastructures chez votre fournisseur ? Renseignez-vous sur les garanties et la disponibilité de service offertes avant de vous lancer ! Une solution installée sur un réseau local offrira généralement de meilleures performances, notamment en termes de rapidité et de stabilité ;
  3. La mobilité des données : certes, les solutions cloud offrent une grande souplesse notamment grâce à une tarification sous forme d’abonnement. Vous pouvez souscrire très simplement à ce type de solution et faire usage de votre outil rapidement. Mais que se passe-t-il lorsque vous souhaitez résilier et rapatrier toutes vos données ? Veillez à bien vous renseigner sur ce point avant de confier les yeux fermés l’ensemble de votre base documentaire à un quelconque éditeur !

Opter pour une solution GED en ligne peut présenter un certain nombre d’opportunités au premier abord, et notamment pour les TPE/PME. En effet, les petites structures ne disposent pas toujours des moyens humains et matériels suffisant pour assurer le déploiement et la maintenance d’une telle solution, en toute sécurité.

S’il est difficile de trancher entre offre cloud ou logiciel classique, nos experts s’accordent sur un point : le choix pour une solution cloud dépend avant tout des besoins utilisateurs et des ressources internes à disposition pour suivre un tel projet. Car si le prix des solutions en ligne peut paraître attractif, il convient de prendre en compte les frais supplémentaires liés à des développements spécifiques ou d’éventuels coûts …

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