La multiplication des documents et leur nature numérique entraînent certaines difficultés. Entre autre, la question de l’authenticité d’un document et de la signature électronique qui y est apposée.

La signature électronique a-t-elle une valeur légale ? Si la GED apparaît comme une solution efficace face au besoin de validation électronique, l’authenticité des documents est-elle réellement assurée grâce à la mise en place d’un système de signature électronique ? Nous allons voir que la signature électronique est à la fois gérée nativement par un logiciel de GED, et qu’elle dispose effectivement d’une valeur légale. Même lorsque qu’il s’agit de dématérialiser un document.

signature électronique GEDLa signature électronique : fonction native de la GED

La signature électronique a pour objectif d’authentifier l’auteur d’un document. Et par extension, la qualité des informations contenu dans celui-ci. À l’instar de la signature manuelle, cette signature cherche à garantir l’unique auteur possible du document. C’est ici que la GED et l’archivage des documents apportent une réelle valeur ajoutée !

Ces logiciels permettent la mise en place d’un chiffrement d’une signature apposée sur l’ensemble des documents de votre base documentaire. Cette signature est ensuite automatiquement vérifiée à chaque opération. A l’ouverture du document, lors d’un transfert, ou bien lors de la réimportation dans la base des documents. La GED est donc l’un des meilleurs moyens de mettre en place une authentification numérique de vos documents.

La signature électronique : une valeur légale

La France reconnait une valeur légale à la signature numérique des documents depuis la loi du 13 mars 2000, et de son décret d’application du 30 mars 2001. La mise en place d’une GEIDE est donc un moyen de vous protéger. Mais elle permet également de faire de vos documents une preuve recevable devant n’importe quelle juridiction française.

Selon votre activité et votre cœur de métier (expertise comptable, mutuelle, cabinet d’avocat), disposer de la signature électronique revêt d’une importance primordiale. Elle offre la possibilité de gérer tous ses documents de manière électronique. Dès lors, c’est une fonctionnalité à intégrer dès la rédaction de votre cahier des charges GED. Elle fait partie des critères importants dans le choix la solution de gestion électronique des documents pour votre structure.

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