En matière de gestion documentaire, un document a souvent peu de valeur en soi. Il n’a de sens qu’en tant que pièce composite d’un dossier. Pour prendre un exemple, une lettre de relance ou de litige ne peut être traitée qu’en fonction de la situation d’un client. Mais alors, comment se passe la gestion électronique de dossiers ?

La gestion électronique de dossiers est une véritable avancée pour les entreprises. Elles retirent de la GED de nombreux avantages et notamment en termes d’organisation. Avec la GED, les entreprises adoptent des nouvelles méthodes de classement bien plus performantes. Le classement par nature de document prend le pas sur un tri par dossier papier.

gestion électronique de dossiersLa gestion électronique de dossiers, créatrice de liens

La GED est appelée de façon impropre gestion électronique de documents. Mais dans bien des cas, l’appellation gestion électronique de dossiers serait bien plus appropriée. Cette dénomination permet aussi de mieux transparaître l’utilité d’une GED. Il ne s’agit pas seulement de coder des 0 et des 1 à partir d’une feuille de papier. Mais bien de gérer des liens et le partage de document au sein d’un ou plusieurs dossiers. Parler de dossiers implique toute une dynamique et un système d’échange et d’exploitation que le terme « document » n’évoque pas forcement.

La gestion électronique de dossiers, créatrice de dynamique

Avec les logiciels GED, on passe d’une information statique sur une feuille de papier, à une information vivante et évolutive sous forme électronique. Or, une information vivante est une information qui s’enrichit. De plus, si une fois émis un document reste inchangé, un dossier, au contraire, va se transformer au fil du temps. Mais surtout au fil des événements. L’un des atouts majeurs de la GED est bien sa capacité à gérer les événements. Elle peut ainsi coller au comportement de tout un chacun, en apportant de nombreux avantages. Rigueur, mémoire, esprit de synthèse et organisation infaillible, etc.

Au vu de tous ces éléments, il apparaît bien plus opportun de concevoir la GED comme un outil de gestion électronique de dossiers. Et non plus comme seulement une gestion électronique de documents !

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