« Une GED ? J’ai la chance d’avoir une équipe bien organisée, donc je ne vois pas bien l’intérêt ». Cette affirmation d’un gérant amène à réfléchir. Quid de la numérisation de documents, de leur classement et de leur archivage numérique ?

En effet, une société peut-elle se passer de la dématérialisation, de la numérisation de documents et de la GED ? Est-ce finalement un logiciel réellement plus efficace qu’une équipe consciencieuse et bien organisée ?

Numérisation de documents et GED

La GED, un gain de temps

La numérisation de documents manuelle est extrêmement longue et fastidieuse. Et contrairement à ce que l’on pourrait croire, elle est aussi nettement moins précise. Les derniers logiciels de GED, associés à un scanner performant permettent de numériser 120 pages à la minute ! De plus, ces logiciels de GED sont presque entièrement autonomes. Le scanner retourne les pages à l’envers, mais reconnaît tout aussi bien le passage d’un document à un autre. Même lorsque ces derniers font plusieurs pages.

La GED pour un classement plus fin

L’un des avantages en matière de numérisation de documents, c’est aussi la capacité à classer automatiquement les documents numérisés. Avec un processus rigoureux et performant, le taux de classement effectif atteint plus de 80 à 90 %. Vos documents se retrouvent ainsi dans le bon dossier, rangés aux côtés des autres flux d’information (e-mails, post-it, fax). Là encore, en plus d’un gain de temps, vous aurez des documents mieux classés et plus faciles à retrouver dans la GED.

La GED pour plus de partage

Un logiciel de GED, c’est aussi une interface de collaboration et de transmission des informations. L’archivage numérique ne correspond plus à une salle sombre au sous-sol de l’immeuble ou les documents dorment. La GED permet à chacun de vos collaborateurs d’accéder aux documents qui le concerne, et ce en toute sécurité. Les documents ne se perdent plus et ne dorment plus non plus dans des bureaux.

Bien évidemment, l’ensemble de ces éléments fait de la GED un apport majeur en termes de productivité et de performance. Il ne vous reste plus qu’à trouver la GED qui correspond à vos besoins !

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