L’adoption de nouveaux modes de travail par les entreprises induit une évolution logique des outils à leur disposition. La mobilité des entreprises, le nomadisme, le télétravail ou encore l’aspect collaboratif donnent lieu à de nouveaux enjeux pour les dirigeants.

La mobilité des entreprises, loin d’être une simple mutation, fait désormais partie intégrante de la stratégie de bons nombres de dirigeants. S’armer des bons outils devient alors indispensable !

La GED, un outil au service de la mobilité des entreprisesDisposer de la bonne information au bon moment

Enjeu numéro un du logiciel de GED : la dématérialisation des documents et des flux d’échanges. Centraliser les données et rendre accessible les documents aux salariés, sans limite géographique, est la clé de la réussite pour une entreprise qui se veut mobile. Dans la GED, chaque document est soigneusement stocké au format électronique puis indexé et classé dans le bon dossier. Les échanges d’emails sont également conservés dans leur intégralité (mails, pièces-jointes).

Nous pouvons donc, par exemple, imaginer très facilement les avantages d’un tel outil pour un commercial en visite chez son client : l’accès au dossier informatique de ce dernier est instantané depuis la GED ou via une connexion à un portail web. En un clic, notre commercial peut donc consulter n’importe quels échanges ou documents dématérialisés (bons de commande, devis, factures) et avoir accès aux documents clés de son entreprise (catalogue produits, deviseur, offres commerciales), quel que soit le périphérique (PC, tablette, smartphone), sans être encombré par des dossiers papiers ! Et ce, en étant certain de toujours disposer de la bonne version des dits-documents !

Gagner en productivité grâce à plus de flexibilité et de réactivité

La GED offre de réels gains de productivité. S’affranchir du support papier permet de s’assurer de la circulation rapide de l’information, entre collaborateurs d’une même entreprise, ou bien avec ses clients ou ses partenaires. Mais le développement de la mobilité pour les entreprises ne passe pas uniquement par la dématérialisation de données ou de documents. La GED permet bien plus. Les processus métiers peuvent eux aussi être allégés, simplifiés et optimisés ! Concrètement, automatiser certaines tâches rébarbatives ou chronophages permet de mobiliser les compétences internes d’une entreprise sur des missions à forte valeur ajoutée. Comme par exemple se consacrer plus activement à la relation client ou au développement de son activité !

Faciliter le travail collaboratif et fluidifier les échanges

Etre mobile tout en restant proche de son entreprise, ses collègues, ses clients. Un enjeu de taille pour les entreprises ! Les solutions de GED disposent aujourd’hui de fonctions collaboratives permettant de travailler efficacement à distance : piloter et suivre l’activité de tous les services de son entreprise depuis un tableau de bord et grâce à des indicateurs personnalisés devient simple pour un dirigeant en déplacement, valider un document ou le modifier à distance est quasiment instantané pour un responsable de service, affecter et planifier des tâches, échanger et dialoguer avec ses collaborateurs est facilité pour un chef d’équipe multi-sites. En cela, la GED apporte beaucoup aux entreprises : gains de performance, d’efficacité, de productivité et, par conséquence, d’économie de temps et d’argent !

Assurer la sécurité des documents et préserver la confidentialité des données

La mobilité des entreprises implique qu’un salarié peut consulter, disposer et manipuler des documents hors du cadre de l’entreprise : lors d’un rendez-vous client, chez lui, dans les transports en commun, etc. Des documents dont les informations sont parfois sensibles ou confidentielles. Sans processus de dématérialisation, les risques de perte ou de fuite d’un document sont plus importants. Les solutions de GED répondent aux besoins des sociétés en matière de sécurité.

Tout d’abord, la centralisation de l’information permet de garder la maîtrise des documents clés d’une entreprise et de disposer d’un historique de toutes les actions réalisées. D’autre part, la gestion fine des droits d’accès permet d’attribuer des rôles à chaque utilisateur et de décider pour chacun d’eux, quels sont les documents accessibles et quelles sont les actions possibles (consultation, modification, validation, etc).

Dans ce contexte, les solutions de GED apparaissent clairement comme un outil au service de la mobilité des entreprises, contribuant fortement à leur développement. Elles apportent des réponses concrètes et adaptées, qu’il s’agisse de répondre à des problématiques de dématérialisation de documents et de flux d’échanges, d’optimisation de processus métiers, ou encore de centralisation et de sécurisation des données clés de l’entreprise.

Partager cet article ...Share on FacebookEmail this to someoneShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn