GED et location font-ils bon ménage ? De nombreux fabricants de scanners proposent dans leur offre de location de scanner pour la numérisation de documents, une GED (Gestion électronique de documents).

Ces offres GED et location rencontrent un certain succès pour la lisibilité de budget quelles procurent, mais aussi par l’absence de frais d’investissement de départ. Néanmoins, si ces offres peuvent sembler économiques de prime abord, elles sont souvent bien plus onéreuses qu’elles n’y paraissent.

GED locatives GED et location de scanner

La GED un univers spécifique

La GED est un univers logiciel particulier. Dans bien des domaines de l’informatique, vous pouvez opter pour une solution logicielle, car à un moment précis elle répond à vos attentes. La GED à une dimension particulière, en effet son utilisation s’inscrit dans la durée dans la mesure où elle a vocation de répondre à un besoin d’archivage. Or cette fonction d’archivage vise à conserver les documents sur la plus longue durée possible. Les logiciels de GED disposent d’un cycle de possession qui tourne en moyenne sur une durée de 7 années selon une étude du cabinet de Matel & Bronswik.

La GED en location, un coût à ne pas sous-estimer

Les GED en location ont un côté très séduisant. Pour un très faible coût d’investissement, on peut disposer d’un système de numérisation plutôt complet. De plus, la dimension locative offre une lisibilité budgétaire qui est intéressante pour de nombreuses structures. L’envers du décors est bien moi séduisant. Comme le confirme les projections de l’étude rendue par Matel & Bronswik, les systèmes de locations reviennent bien plus cher sur un cycle de sept ans. Ceci est à mettre en rapport avec l’une des critiques que l’on fait souvent au « GED locatives » celle d’être trop peu évolutive et dès lors de ne pas être des solutions pérennes dans le temps. Il faut également s’assurer qu’elles assurent un bon archivage mail ou offre une bonne valorisation des documents.

GED et location : attention au coût de reprise documentaire

L’une des raisons invoquées se trouve dans le coût de changement de solution très élevé dans les « GED locatives ». Ici encore, on rencontre une des spécificités des systèmes de GED. Lors d’un changement de solution  comptable, la transition se fait par une opération de report à nouveau. Le nouvel exercice se fait sur le nouveau logiciel sans qu’il soit nécessaire de reprendre celle des exercices précédents.

En matière de gestion documentaire, l’exercice est plus périlleux et se présente sous la forme d’une reprise documentaire. Or le coût de la reprise documentaire semble bien plus élevé dans les GED fournis avec un matériel de numérisation. Ces outils présentent en effet peu de souplesse en matière de récupération de métadonnées. Cela rend la phase de reprise documentaire longue et fastidieuse, et donc forcément coûteuse.

On ne le redira jamais assez, l’anticipation est le maitre mot dans le choix de votre système de gestion documentaire.

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