La gestion des connaissances implique de partager et de capitaliser les informations, comme pour les emails. Il est donc nécessaire de prendre en compte certains éléments encore trop souvent absents des systèmes de GED et notamment la GED email.

La GED est souvent bien connue pour la gestion de documents, ou encore la dématérialisation des factures. Mais qu’en est-il des échanges électroniques ? Encore peu utilisé, la GED email est pourtant un élément central. Certains éditeur l’ont bien compris et propose désormais des solutions GED pour gérer, stocker et archiver tous les échanges par mails.

GED emailL’email, un document essentiel à la GED

A l’aube de 2014, il n’est plus nécessaire de présenter l’importance que représente l’email aujourd’hui dans le monde professionnel. De nombreux collaborateurs utilisent l’email comme gestion de contenu : ils veulent conserver les informations. Lorsqu’un employé quitte une entreprise, sa boite mail est souvent supprimée, en oubliant que d’importantes informations y sont pourtant stockées !

Les GED email encore peut utilisées

En peu de temps, de nouveaux canaux se sont imposés : la messagerie, les réseaux sociaux, etc. Autant de nouveaux vecteurs stratégiques à prendre en compte. La GED oublie souvent d’impliquer les emails dans son système, pourtant c’est un formidable vecteur de communication. Beaucoup d’emails sont échangés chaque jour et cet outil devient de plus en plus présent dans la vie courante.

Pourtant, moins de 17% des entreprises ont mis en œuvre la GED email. Cette situation est très étonnante au regard des organisations en quête d’amélioration de leur productivité.

Il faudrait à présent considérer la GED email comme un document à part entière. Il est vraiment important de prendre en compte cette donnée dans les projets de gestion.

Le coût important de la GED email dans les projets de dématérialisation

Tout ce qui n’est pas indexé dans une GED, finit par être géré ailleurs. Ce qui occasionne des coûts importants, notamment en matière de stockage (taille des boîtes aux lettres, dossiers partagés … ) : d’où l’importance de considérer la GED email dans les projets GED.

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