Le Blog des experts de la GED choisit aujourd’hui de se confronter à une question épineuse qui soulève souvent les passions : la GED open source, quid du logiciel libre en matière de gestion électronique de documents ?

La question de la GED open source est une question qui est de plus en plus souvent abordée par nos lecteurs. Vous nous interrogez régulièrement sur l’opportunité de choisir une solution GED gratuite et open source. En l’occurrence, il n’y a pas de solution miracle qui convient à tout le monde. Nous vous proposons de faire le tour des avantages et inconvenants d’un logiciel GED open source.

Solution GED Open source

Logiciel GED open source : de quoi parle-t-on ?

Il est nécessaire de redéfinir rapidement la notion de logiciel open source. Un logiciel open source ou logiciel libre (nous utiliserons ces deux termes indistinctement) est un logiciel dont le code source est ouvert, et librement accessible. Le code source est en quelque sorte la recette du logiciel. Avec cette recette on peut donc notamment modifier le logiciel pour l’améliorer, mais également le redistribuer librement. Il existe plusieurs logiciels open source pour la GED : Alfresco, Nuxeo, Knowledge Tree, Jahia et Maarch pour ne citer que les plus connus.

Les avantages des solutions GED open source

Il est indéniable qu’un logiciel de GED gratuit possède de nombreux avantages. Le premier avantage est bien évidement le prix de la licence. Les logiciels libres sont la plupart du temps gratuits en fonction de la licence qu’ils utilisent. Une solutions GED open source, ou GED gratuite, a donc un coût de licence bien inférieur aux solutions GED propriétaires.

Le second avantage est la capacité d’évolution du logiciel qui, lorsqu’il est suivi par une communauté importante, bénéficie de nombreuses améliorations. Ce point soulève l’importance de choisir un logiciel libre bénéficiant d’une notoriété importante.

Le dernier avantage est très certainement la standardisation et l’ouverture des solutions GED open-source. En effet, l’open source ne vous rend pas esclave d’une solution logicielle et vous permet facilement de basculer vers des alternatives si celle-ci ne vous convient plus.

Les coûts cachés des GED open source

La mise en place d’une solution GED ce n’est pas seulement un coût de licence. C’est aussi un coût de prestation. Or, très souvent là où une solution GED propriétaire est plus coûteuse en licence, la solution libre voit ses frais de prestations exploser. Cette situation tend à nuancer l’aspect économique de la GED open source.

D’autant plus que si le cœur du logiciel est souvent gratuit, les modules complémentaires (Add-ons ou Plugins) les plus intéressants sont souvent payants. Dès que votre besoin devient un peu plus complexe, par exemple en matière de workflow, le coût de votre solution GED open source grimpe rapidement.

Enfin, les solutions open source ne sont pas toujours évidentes à gérer pour les utilisateurs béotiens. Elles nécessitent d’avoir à sa disposition un responsable informatique pointilleux et efficace pour ne pas que la production soit entravée par un problème de paramétrage du logiciel. Il est évident que toutes les entreprises n’ont pas forcément à leur disposition un responsable informatique, notamment les petites structures comme les PME et PMI.

Conclusion : si les logiciels open source peuvent se présenter comme un bon outil de GED, il est important de faire attention aux coûts de prestations et des modules complémentaires payants. Comme souvent, chaque besoin est spécifique et c’est en fonction de vos besoins qu’il faut choisir la solution qui vous correspond le mieux. Si les solutions GED open source ne sont pas des solutions à écarter, il ne faut pas non plus foncer les yeux fermés dessus.

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