Le courrier électronique est au cœur de tous les processus de l’entreprise. Son utilisation est incontournable. Pourtant, nombreuses sont les études démontrant les coûts cachés de la gestion des emails. Fatalité ou défaut d’outil adapté ?

La gestion des emails, faut-il s’en passer ou remettre en question les outils utilisés ? Voyons comment la Gestion Electronique de Documents (GED) apporte une réponse pertinente à cette problématique et comment elle vous permet de booster la productivité de vos salariés et de votre entreprise.

gestion des emails GEDLes coûts cachés de l’e-mail

Une étude du McKinsey Global Institute a reconstitué la semaine typique d’un cadre. Ce dernier passait 28 % de sa semaine à répondre à des e-mails et 19 % à rechercher des informations. Des chiffres représentant environ 13 heures par semaine soit 650 heures par an. Une charge de travail importante également génératrice de stress que l’on peut légitimement remettre en question.

Au-delà du temps de traitement, la gestion des emails pose également bon nombre de problèmes organisationnels au sein de l’entreprise. Les documents circulent par ce biais, transformant les clients de messageries en bibliothèque documentaire individuelle. Chaque salarié se constitue un référentiel de ses e-mails et des documents attachés : un travail de classement répété par chacun sans partage ni garantie que les informations ainsi stockées soient les bonnes.

La perte d’e-mails ou l’impossibilité de les retrouver pose également de gros problèmes surtout dans le cas de litiges avec des fournisseurs ou des clients. Combien de fois des commandes ou des demandes de devis se sont perdues ou ont été « oubliées » suite à des transferts et renvoi entre salariés ?

Pourtant, tous ces dysfonctionnements afférents à la gestion des emails ne sont pas une fatalité. Il existe des outils permettant de rendre à l’e-mail toute son efficacité. Au-delà de l’effet de mode poussant les entreprises à mettre en place des réseaux sociaux internes dont l’efficacité reste à démontrer, les logiciels de gestion électronique de documents apportent une réponse plus pragmatique et qui a déjà fait ses preuves.

Comment la GED vous aide à optimiser la gestion des e-mails

Les applications des GED ont depuis des années démontré leur pertinence dans le traitement d’importants volumes de documents. Historiquement utilisée pour la gestion du courrier papier et sa dématérialisation, la GED permet de bénéficier de gains de productivité significatifs. Bonne nouvelle : les avantages de l’outil GED dans le traitement des courriers papier sont parfaitement transposables au courrier électronique.

Grâce à la GED, l’entreprise et ses salariés peuvent en effet gérer leurs e-mails de façon automatisée. Les informations liées à un e-mail (comme l’émetteur) permettent d’automatiser le classement, la distribution et les processus de gestion associés.

Par exemple : lorsqu’un e-mail est envoyé depuis un dossier client, la réponse vient automatiquement se classer dans le même dossier client. Il est dès lors simple et rapide de suivre le fil des discussions et de retracer les échanges. 

Mieux : pour une meilleure gestion des emails, les mails émis sont également classés dans le dossier choisi par l’utilisateur pour effectuer son envoi. Plus besoin de se demander “qui a répondu à cette offre ?” ou “qui a fait une proposition commerciale ?”… Tous les messages envoyés au client concerné sont gentiment classés dans le dossier éponyme.

Par ailleurs, la GED est capable d’analyser le contenu du corps d’un e-mail de façon extrêmement fiable s’agissant de données structurées. Elle transmet ensuite l’information aux utilisateurs habilités à la recevoir et réduit à néant les risques de mails perdus ou “oubliés”.

Par exemple : une demande de devis reçue sur l’adresse mail générique de l’entreprise (contact ou info@entreprise.fr) est automatiquement classée et accessible aux utilisateurs habilités à la traiter (le service commercial, par exemple).

En résumé, le premier avantage colossal de la GED dans le traitement des mails est qu’elle permet à l’entreprise de réaliser des gains de temps considérables : les salariés ne perdent plus de temps à classer, rechercher voire réécrire l’e-mail en cas de perte. Ces gains de temps sont eux-mêmes à l’origine de gains de productivité non négligeables.

Mais ça n’est pas tout…

La GED, gage de sécurité et de qualité des échanges

Les logiciels de GED digne de ce nom ne se contentent pas de classer vos e-mails. Ils vous permettent de prendre réellement le contrôle de l’ensemble des échanges de l’entreprise, pour mieux garantir une information uniforme, accessible et sécurisée.

La création de courriels modèles à travers la GED en est une illustration : certaines GED permettent de se constituer toute une bibliothèque d’e-mails “types”, chartés, pré-signés mais surtout pré-rédigés. L’utilité d’une telle fonction est double :

  1. Les messages envoyés respectent tous l’identité graphique de l’entreprise. Il s’agit d’un aspect fondamental des échanges par mail comme par courrier classique, mais l’on n’insistera jamais assez sur l’importance de l’image de marque !
  2. Le courriel modèle permet de sécuriser les échanges : il contient les informations fondamentales, “à ne pas oublier”, le tout rédigé sans fautes d’orthographe… L’utilisateur ne court pas le risque d’oublier d’insérer le lien vers une annexe contractuelle, une précision sur la date limite d’une offre, etc.

Il ne s’agit donc plus seulement de gagner du temps (même s’il s’agit d’un avantage collatéral !), mais bien d’élever les standards de l’entreprise en matière d’échanges.

Autre fonctionnalité incontournable d’une GED efficace : la gestion des doublons. Les entreprises sont régulièrement submergées par des messages groupés suivis de réponses collectives… Dans la GED, chaque document est unique.

Exemple : si un client envoie un e-mail en copie à plusieurs utilisateurs, le message sera classé dans le dossier client correspondant. Chaque utilisateur recevra le message dans sa boîte de réception personnelle, mais sous la forme d’un “raccourci” (dans la même logique que les raccourcis bureau de Windows). Ce raccourci peut être supprimé sans conséquences sur le message original.

Cette fonctionnalité liée à la gestion des emails permet en outre de toucher du doigt un aspect parfois méconnu de la GEIDE : le travail collaboratif. Grâce aux fonctions de partage des documents, il n’est plus nécessaire pour les utilisateurs de se transférer des e-mails reçus en interne.

Enfin, de plus en plus d’e-mails n’ont d’intérêt que pour leurs pièces jointes : devis, factures et autres documents numérisés sont désormais envoyés sous forme de fichiers PDF joints à un message sommaire. Il n’y a bien souvent qu’un pas entre la réception du message et la perte du précieux document ! La GED permet, là aussi, de ne courir aucun risque.

Exemple : lorsqu’un e-mail arrive dans un dossier, il est possible d’extraire en un clic ses pièces jointes. Elles apparaissent au même endroit que l’e-mail original.

Classement automatisé, partage facilité, messages uniformisés, suivi des e-mails grâce à des flux de travail formalisés… Les atouts de la GED, notamment dans la gestion des courriers électroniques, permettent aux entreprises d’optimiser leur fonctionnement interne et de répondre à des exigences de productivité en passe de devenir la norme. Notre conseil ? Avoir un train d’avance en optant pour la GED dès aujourd’hui !

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