La facture électronique est au cœur de l’actualité. Pourtant, ce dispositif de dématérialisation n’est pas nouveau en France. Depuis 2012, l’Etat encourage les entreprises à émettre leur facture au format dématérialisé.

Une démarche jusqu’alors incitative, qui prépare la généralisation progressive de la facture électronique pour toutes les entreprises dès 2017. Mais l’adoption de la facture électronique est également l’une des nombreuses mesures du Plan France Numérique. Un projet d’envergure national visant à participer à l’accélération de la dématérialisation des démarches administratives et au renforcement de la compétitivité des entreprises par le numérique.

Facture électronique : le secteur public précurseur du dispositif

Jusqu’à présent, seul l’Etat était tenu d’assurer la prise en charge des factures électroniques. Mais cette obligation sera élargie aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics à compter du 1er janvier 2017. Un dispositif instauré dans un souci de réduction des coûts, mais également dans l’idée de déployer un système de facturation simple, rapide et limitant les intermédiaires.

Pour cela, l’Etat prévoit la mise en place d’une plateforme partagée, déployée par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) : Chorus Portal Pro. Son objectif est d’assurer un passage silencieux à la facture électronique. Opérationnelle en 2017, cette solution remplacera Chorus Factures, la plateforme de dématérialisation utilisée actuellement par les fournisseurs de l’Etat. Chorus Portal Pro permettra de faciliter le dépôt, la transmission et le suivi des factures émises par les entreprises aux acteurs publics. A compter de 2020. l’ensemble des acteurs publics devrait recevoir chaque année plus de 100 millions de factures dématérialisées. Une économie sur les coûts de traitement estimée tout de même à 3 euros par facture !

facture dematerialisee

Facture électronique et Loi Macron : une mise en place progressive pour les entreprises

Dans cette continuité, la loi Macron du 6 août 2015 prévoit d’étendre l’usage de la facture électronique aux relations interentreprises. Ainsi, toutes les entreprises seront dans l’obligation d’accepter la facture au format dématérialisé d’ici 2020. Pour fluidifier la généralisation de la facture électronique, l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 prévoit un calendrier réglementaire et progressif selon la taille des entreprises. La mise en place débutera à compter du 1er janvier 2017 et devrait s’achever en 2020 :

  • 2017 – 1er janvier : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
  • 2018 – 1er janvier : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • 2019 – 1er janvier : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
  • 2020 – 1er janvier : obligation pour les micros entreprises.

Ce laps de temps devrait permettre aux entreprises de se préparer à l’intégration d’un tel dispositif. Car si la dématérialisation des documents est aujourd’hui bien présente à l’esprit des chefs d’entreprises, la facturation électronique met du temps à s’imposer.

La facturation électronique : un démarrage lent pour les entreprises françaises

En France, seulement 5% des 2,5 milliards de factures générées par les entreprises et les administrations publics étaient dématérialisées en 2015. Le chemin à parcourir est encore long pour les sociétés françaises, au regard de leurs voisins européens. Pionniers en la matière, l’Autriche, la Finlande et le Danemark, la Norvège utilisent l’e-facture dans les relations commerciales depuis 2005. L’Italie et l’Espagne ont également amorcé le virage de la facture électronique dans le secteur public depuis 2014, pour atteindre un objectif “zéro papier” en 2015.

De fait, la France accuse un retard en la matière. Pour les chefs d’entreprises, la facture électronique est encore perçue comme une contrainte. Sa mise en place nécessite une adaptation organisationnelle et matérielle. Car la réussite d’un projet de dématérialisation des factures passe par une conduite du changement importante, une revue des processus internes et l’acquisition d’applications métiers spécifiques.

Pourtant, les enjeux sont nombreux pour les entreprises et les solutions ne manquent pas. En première ligne, les éditeurs de logiciels de GED qui depuis quelques années développent des outils entièrement dédiées à la gestion des factures fournisseurs. En effet, le marché est porteur dans un contexte où la dématérialisation touche de nombreux secteurs. Quelques entreprises ont pourtant sauté le pas, prenant rapidement la mesure des gains et des avantages qu’elle apporte.

facturation electronique

Le traitement des factures, un fléau pour les entreprises

Bien qu’importante, la gestion administrative est généralement vécue par les entreprises comme une activité chronophage. Le traitement des factures, par exemple, implique à lui seul de nombreuses tâches répétitives : saisie des écritures comptables, classement, validation, mise en paiement, suivi et gestion des litiges, archivage, etc. Un processus qui, en plus d’être long, est souvent synonyme de perte d’argent…

A ce sujet, plusieurs études (Markess International / Aberdeen Group Study) ont permis d’estimer que le coût traitement des factures fournisseurs varie de 13€ à 16€ par facture. Un montant qui diffère selon le secteur d’activités, les processus existants et surtout le volume annuel de factures à traiter. Un coût élevé pour des entreprises qui doivent également faire face à des défauts de paiement ! Ce denier point est d’ailleurs l’un des enjeux majeurs de la Loi Macron. La facture électronique fait partie des mesures évoqués par le Gouvernement pour répondre aux inquiétudes des chefs d’entreprises. Sa mise en place devrait alléger la trésorerie des entreprises, notamment en réduisant les délais et les retards de paiement. Une inquiétude fréquente pour les gérants qui voient la pérennité de leur société menacée face aux mauvais payeurs.

Des freins à la mise en place de la facturation dématérialisée

Malgré ce constat, beaucoup d’entreprises ont encore du mal à franchir le cap de la facturation électronique. En cause, l’investissement jugé comme onéreux : acquisition d’un nouveau logiciel, déploiement de la solution, ou encore formation des utilisateurs. Mais l’aspect organisationnel est également un frein à la dématérialisation des factures fournisseurs. La mise en place d’un tel processus impacte les différents services et induit une modification des procédures internes. Pourtant, les entreprises ayant opté pour la dématérialisation des factures observent sans conteste des bénéfices à courts termes.

La GED pour un passage réussit à la facture électronique

facture electroniqueLes entreprises constatent en premier lieu un gain de temps et une économie réalisée sur le traitement des factures. En moyenne, la dématérialisation des factures fournisseurs entraînent une réduction de 50% du temps consacré à la saisie et à la validation. Pour faciliter ce processus de dématérialisation, les logiciels de GED (Gestion Electronique de Documents) proposent des modules dédiés à la gestion des factures. Toutes les étapes de traitement sont prises en charge par ces outils. La GEIDE assure, par exemple, le classement automatique des factures Elle permet ainsi de réduire les risques de perte des documents et le temps passé à leur archivage. De plus, le paramétrage de workflows facilite les circuits de validation et accélère la mise en paiement.

Mais pour les entreprises en quête de productivité, la GED permet d’aller beaucoup plus loin. L’interopérabilité offerte par certaines solutions de GEIDE avec les logiciels de paye (CEGID, SAGE, QUADRATUS, etc) permet d’automatiser la saisie des écritures comptables. Des risques d’erreurs en moins pour une gestion efficace des factures !

Actuellement, ce dispositif s’intéresse exclusivement à la normalisation des échanges entre l’Etat et les entreprises. Mais l’idée d’une « uniformisation des factures » commence doucement à faire son chemin… Un nouveau défi pour les éditeurs de GED et les logiciels de dématérialisation ?

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