La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des fichiers informatiques. Elle permet aux entreprises de répondre à un objectif clé : la démarche « zéro papier ».

La dématérialisation a pour objectif de gérer de façon totalement électronique des documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires. Un des enjeux de cette notion est de réunir en un même lieu des informations. Ainsi, une fois centralisés, ces documents sont aisément accessibles à tous les collaborateurs.

DématérialisationDématérialiser les factures

La gestion administrative du processus d’achat dans une entreprise est stratégique. De ce fait, les factures sont, bien souvent, les premiers documents à bénéficier d’une gestion totalement dématérialisée.

En guise d’exemple, le logiciel GED Zensolutions propose un module entièrement dédié à la prise en charge de dématérialisation des factures. Le module couvre l’ensemble du processus de traitement des factures au format électronique. En effet, il propose des fonctions allant de la dématérialisation des factures (numérisation) à la gestion de leur durée de vie. En passant également par le classement, la recherche ou encore la gestion des délais de traitement des documents.

La dématérialisation adoptée en premier lieu pour améliorer l’efficacité opérationnelle

Une étude, réalisée 2009, permet d’en savoir plus sur les enjeux de la dématérialisation. Elle met notamment en évidence les principaux facteurs de motivation qui poussent les entreprises à s’engager sur la voie de la dématérialisation. En premier lieu, ces motivations semblent répondre à des solutions d’efficacité opérationnelle. Ainsi, pour plus de 80% des entreprises, la mise en place d’une démarche de dématérialisation a pour objectif principal l’amélioration du partage et de la circulation de l’information. La dématérialisation est également adoptée pour des raisons de réduction des coûts liés à la gestion des documents. Ainsi que de gains considérables d’espace liés au stockage des documents papier.

La dématérialisation des documents pour parfaire son image de marque : un enjeu secondaire

L’argument premier cité par les professionnels pour s’engager sur la voie de la dématérialisation des documents est bien souvent la réduction de l’impact sur l’environnement. Notamment parce que cette démarche engendre la baisse de l’utilisation des consommables tels que le papier, l’encre, les stylos… Cette réduction permet d’améliorer son image de marque et ses relations auprès des clients et fournisseurs. Les résultats de l’étude montrent toutefois que cette raison est, certes, prise en compte par les entreprises qui souhaitent se lancer dans une démarche de dématérialisation des factures. Mais elle ne représente qu’un enjeu de second plan pour 70% d’entre elles.

Dématérialisation des mandats SEPA

Le projet SEPA vise à harmoniser les normes de virement et de prélèvements au niveau européen. Son application sera effective à partir du 1er février 2014. La mise en application du règlement SEPA comprend l’obligation de l’archivage des mandats d’autorisation de prélèvements. Si auparavant cette obligation appartenait aux banques, elle est désormais de la responsabilité du mandataire. Cette nouvelle obligation peut devenir un casse-tête pour les entreprises gérant un grand nombre de mandats. Vous pouvez retrouver nos conseils sur cette question dans notre article concernant les mandats SEPA.

Dématérialisation des documents comptables pour les entreprises

La loi du 29 décembre 2012 oblige une grande partie des entreprises à fournir, à partir du 1er janvier 2014, une version dématérialisée de leurs documents comptables. Il est bien évident que ce genre de question s’anticipe. Car il ne sera pas possible de dématérialiser tous les documents comptables le jour du contrôle. Il semble intéressant de se pencher sur l’adoption d’une solution logicielle gérant votre dématérialisation pour vous simplifier cette transition.

Dématérialisation des flux comptable et financière des collectivités

Les collectivités territoriales et les différents établissements publics consomment chaque année plus d’un milliard de feuilles papier. C’est dans une optique de réduction des dépenses et de minimisation de l’empreinte énergétique que la direction générale des finances publiques (DGFIP) a mis en mouvement le passage à la démat. Une procédure d’harmonisation du passage à ce processus a été instaurée sous l’intitulé de Protocole d’Echange Standard (PES).

Cette mesure prendra effet à compter de 2014. Dans ce cadre, toutes les collectivités territoriales et les établissements publics devront échanger leurs titres et mandats de façon dématérialisée avec le Trésor public. Ici encore, il est bien évident que l’amorce de ce processus, même s’il amène à changer de nombreuses habitudes, peut se trouver facilitée et simplifiée par la mise en place d’un système de gestion électronique de documents.

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