Chaque jour, plus de 500 milliards d’emails sont échangés. L’email est devenu, au fil des années, le moyen de communication le plus utilisé dans les entreprises que ce soit en interne ou en externe.

L’ email au-delà d’une volumétrie est devenu le conteneur d’information importante voir essentiel dans sa capacité à embarquer des pièces jointes toujours plus lourdes. Or, force est de constater que les emails sont souvent très mal gérer par les solutions de gestion électronique de documents … Il apparaît essentiel de souligner l’importance que doit représenter l’email dans le choix d’une gestion électronique de documents.

email gedL’email directement intégré dans la GED

L’email est un document à part entière. Aussi, il se doit de rejoindre votre base documentaire et d’être accessible via l’interface de votre logiciel GED. Dans bien des cas, l’utilisateur doit lui-même faire un glisser-déposer de son logiciel de messagerie vers le logiciel de GED. Ceci apparaît comme une aberration revenant à reprendre des fonctionnements que l’on pouvait avoir avec la gestion du courrier papier il y a une quinzaine d’années.

Le logiciel de GED doit pouvoir lire votre boite email afin de permettre un classement automatique des messages reçus. Evidemment, le taux de classement ne peut pas être de 100 %. Mais on peut aisément obtenir un résultat de plus de 80 %. Permettant ainsi un gain de temps considérable pour l’utilisateur. Cependant, sur l’ensemble des solutions de GED que nous avons testées, très peu proposent finalement ce classement automatique des mails.

Email et GED : la gestion des pièces jointes

Les emails sont aussi un moyen de transférer des documents. Ils contiennent très régulièrement des pièces jointes. Ces dernières contiennent des d’informations importantes (factures, bon de livraison, plans, etc.). Là encore, de trop nombreux logiciels se contentent de vous permettre d’enregistrer manuellement les pièces jointes dans la GED. A défaut de l’effectuer automatiquement… Au vu de l’importance que représentent les pièces jointes, l’enjeu est triple. Votre solution GED doit tout d’abord vous permettre d’archiver automatiquement les pièces jointes de vos mails. Et ce, afin d’assurer la sécurité de l’information. Dans un second temps, la GED doit être en mesure de conserver les liens entre les pièces jointes et les emails. Enfin, il arrive que la pièce jointe d’un email soit elle-même un email qui contient des pièces jointes. Ce genre de situation peut générer des doublons qu’un outil de GED performant doit détecter et supprimer.

Relier GED et boite email est aussi un excellent moyen de pérenniser l’information. Cela permet de prévenir toute perte d’emails lié à un problème sur le poste de l’utilisateur ou sur le serveur de messagerie. De plus, l’email dispose aussi d’une force légale. De ce point de vue, il nécessite une attention particulière quant à sa conservation. Vous l’aurez compris, la gestion des emails, l’archivage des emails par les logiciels de GED doit être un critère prépondérant dans le choix d’une solution de gestion documentaire.

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