La durée de conservation des documents représente une obligation légale pour toutes les entreprises. En effet, tout document émis ou reçu par une entreprise doit être soigneusement conservé à des fins probatoires, mais pas seulement.

La durée de conservation des documents est un aspect important de la gestion des archives en entreprise. Du fait de leur activité, les entreprises produisent, diffusent et reçoivent chaque jour de nombreux documents. Devis et factures, contrats commerciaux, bulletins de paie, contrats de travail, etc. Autant de documents qui font partie de la vie d’une entreprise et qui répondent à des dispositions spécifiques selon leur nature. Mais si la notion d’archivages physiques est depuis longtemps acquise, la tendance au « tout numérique » oblige les entreprises à revoir leur stratégie d’archivages et les solutions déployées.

Durée de conservation des documents : entre obligations légales, juridiques et enjeux stratégiques

La durée de conservation des documents répond à plusieurs enjeux pour les entreprises. Tout d’abord, l’archivage des documents répond à des obligations légales. En cas de contrôle de la part d’un organisme, les entreprises doivent être en mesure de présenter les pièces justificatives demandées, dans leur version originale. L’inspection du travail pourra par exemple opérer un contrôle portant sur les contrats de travail des employés d’une société. Un exercice périlleux pour certaines entreprises quand il faut remonter sur les 5 dernières années d’activités !

Mais la conservation des documents est également un moyen pour les entreprises de se protéger en cas de contentieux. Un litige avec un client peut obliger une société à devoir se justifier devant un tribunal. Dans ce contexte, la présentation de preuves peut prendre plusieurs formes selon la nature du désaccord : contrat de vente, devis, facture, document de garantie, etc.

Enfin la conservation des documents représente également un enjeu pour la pérennité des entreprises. Il est ainsi question de maîtriser les risques et d’assurer la continuité de son activité. Dans ce contexte, l’archivage porte sur la conservation des documents qui participent au fonctionnement quotidien de l’entreprise, comme par exemple le travail en cours sur les projets clients.

durée de conservation des documents

Durée de conservation des documents : délais et obligations

Les délais de conservation des documents pour les entreprises peut varier de 3 à 10 ans. Cette période de conservation obligatoire, appelée délai de prescription, diffère selon la nature des documents mais aussi de leurs usages. Les documents à conserver obligatoirement par une entreprise sont de plusieurs types :

  • Les documents civiles et commerciaux ;
  • Les pièces comptables ;
  • Les documents fiscaux ;
  • Les document sociaux (société commerciale) ;
  • Les documents relatifs à la gestion du personnel.

Si la loi encadre la durée de conservation des documents et le type d’informations à archiver, elle n’impose pas le recours à un dispositif particulier. Il convient à chaque entreprise de définir sa propre politique en matière d’archivage et de choisir la solution la plus adaptée : salle d’archives physiques, GEIDE, SAE ou coffre-électronique. La seule obligation est d’être en mesure de fournir la pièce originale en cas de contrôle.

La plupart des entreprises ont bien compris les enjeux que représente la gestion des archives pour la pérennité de leur activité. Pourtant, par manque de temps et d’information, elles sont encore peu nombreuses à disposer de solutions d’archivage efficaces et à connaitre tous les aspects légaux de la conservation des documents de leur entreprise.

archivage numérique documents

L’archivage électronique : quelle valeur légale ?

Dans un souci d’économie, les entreprises ont de plus en plus souvent recours à la dématérialisation. Un document n’est plus systématiquement imprimé. Dès lors, ces nouveaux usages donnent lieu à des questionnements de la part des entreprises : faut-il malgré tout conserver une version papier de chaque document important ? Le document numérique a-t-il la même valeur qu’un document papier ? L’archivage électronique répond-il au obligations en vigueur ? Nombreux sont les professionnels à s’interroger à ce sujet, sans vraiment connaître la réponse.

La législation a évolué pour encadrer ces nouvelles formes d’échanges. Au regard de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, l’écrit électronique possède la même valeur que l’écrit au format papier. Mais pour faire valoir son authenticité, le document numérique doit respecter certains critères. En effet, l’article 1316-1 du Code Civil précise que :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».  

Deux conditions sont indispensables pour qu’un document numérique observe la même valeur juridique qu’un écrit sur support papier. En premier lieu, l’expéditeur du document doit être facilement identifiable. Et ce, quel que soit la nature de celui-ci (email, PDF, etc). Dans un second temps, le document doit être conservé dans son état d’émission. En cas de litige, le document présenté ne doit pas avoir subi de modification.

Dans ce contexte, il est indispensable pour les entreprises de se doter d’un logiciel d’archivage. En effet, les logiciels de GED et de SAE facilitent la gestion des archives. Mais ils offrent surtout des solutions face aux besoins de traçabilité des documents, tout en assurant leur intégrité.

Partager cet article ...Share on FacebookEmail this to someoneShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn