A débat passionné, mauvaise foi débridée. La démat, et plus précisément son impact sur l’environnement, ne fait pas exception à la règle. De plus en plus, les parangons de la GED s’opposent aux aficionados du papier (recyclé de préférence) dans un débat sans fond et sans fin où arguments fallacieux et exagérations assumées s’échangent comme des clins d’œil à une table de poker amateur.

Notre position sur la démat, en tant qu’Experts de la GED, pourrait sembler toute trouvée. Mais il n’en est rien. Notre objectif est ici de faire preuve d’honnêteté intellectuelle et de bon sens. Alors, la dématérialisation est écolo : vrai ou faux ?

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Première cause de désaccord entre pro et anti démat : la dépense énergétique. Tandis que les uns louent les économies de papier réalisées grâce aux logiciels de GED, les autres rappellent que la fabrication des infrastructures informatiques n’est pas exempte de pollution.

Déjà, on touche du doigt le problème d’un tel débat : la difficulté pour les acteurs engagés de comparer ce qui est comparable. « La dématérialisation ne dématérialise rien du tout, puisque le papier est remplacé par des ordinateurs, des disques durs, des serveurs… », disent les réfractaires de la GED.

Un simple petit calcul permet une remise à l’échelle nécessaire : à raison de 20 Ko par page (une estimation raisonnable), un disque dur d’un téraoctet permet à une entreprise de stocker pas moins de 50 millions de pages. On est très loin de l’équation 1 PC + 1 disque dur + 1 serveur = une feuille de papier. Nous ne ferons l’insulte à personne de calculer les économies d’énergie réalisées par l’envoi d’e-mails à la place de courriers papier…

Par ailleurs, il est bien naïf de croire qu’une entreprise, quelle que soit sa position en matière de dématérialisation, ne dispose pas déjà d’un parc informatique. Après tout, le fameux document papier n’a-t-il pas été dactylographié puis imprimé ? Ou souhaite-t-on retourner à l’ère du manuscrit enluminé ?

D’un autre côté, il serait malhonnête d’affirmer que les structures équipées d’une GED ont troqué les étagères pour une déco minimaliste de type chaise + bureau. Le papier a toujours sa place dans la logistique d’une entreprise, même si le but est de la circonscrire au strict minimum.

Le bon outil dans les mauvaises mains

Du moins, il devrait l’être. Car on le voit bien, outre la dépense de moyens et d’énergie, ce sont les petites manies des utilisateurs qui alimentent le débat. En tête de ces tics détestables, on trouve « l’effet rebond » (Wikipédia). En pratique, de nombreux observateurs ont noté que, puisqu’il est plus aisé d’imprimer un document numérique que de photocopier un document papier, les utilisateurs font un usage abusif de l’imprimante là où ils se seraient contentés de faire circuler physiquement l’équivalent papier.

Loin de nous l’idée de contredire cet état de fait. Mais là encore, que compare-t-on ? Un utilisateur vertueux, qui imprime tous ses documents en recto-verso sur papier recyclé, au pollueur en puissance, qui imprime le moindre e-mail en couleur ? La nature même de l’effet rebond est une contradiction évidente au principe de dématérialisation. Il est donc à la fois abusif et contreproductif de lui reprocher les dérives d’utilisateurs peu scrupuleux.

Un objectif commun : changer les mentalités

Comme toujours, il est de la responsabilité de l’utilisateur de faire bon usage de l’outil qui lui a été confié. La dématérialisation, au même titre que le développement durable et les économies d’énergie, est un concept récent dont la mise en pratique est encore floue.

En tant qu’utilisateurs de la première heure, les membres de l’équipe des Experts de la GED observent encore aujourd’hui l’évolution des comportements et l’adoption progressive des canons de la dématérialisation. Il y a quelques années, il était impensable pour une entreprise de ne pas conserver un exemplaire papier de chaque document. Aujourd’hui, le cloud est sur toutes les lèvres.

Problème : l’évolution doit encore avoir lieu dans les réflexes quotidiens. Par exemple, partager un document dans l’espace de travail collaboratif qu’est la GED plutôt que de l’imprimer, répondre à un appel d’offre depuis une plateforme dématérialisée au lieu d’envoyer un dossier volumineux par coursier, se servir des fonctionnalités d’annotations, de commentaires et de suggestions de modification au lieu de se noyer sous les post-it…

Des usages qu’il s’agit bien évidemment de compléter par une utilisation minimale et bien pensée du papier, en privilégiant les productions issues de forêts locales gérées durablement.

Conclusion : la démat est un outil efficace dans la protection de l’environnement. Pour peu qu’on s’y intéresse vraiment…

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