Gain de temps, économies, sécurité juridique : les avantages de la dématérialisation des factures sont de plus en plus connus au sein des entreprises. Cependant, le processus de dématérialisation est bien loin d’être achevé en France. C’est du moins ce que démontre une étude publiée ce mois-ci par EY (ex-Ernst & Young).

Investir aujourd’hui pour économiser dès demain : de la même manière que la gestion électronique des documents (GED) dans son ensemble, la dématérialisation des factures est une décision rentable pour les entreprises. Ce que les dirigeants de PME semblent encore ignorer, c’est que cette rentabilité n’est pas acquise à l’issue de plusieurs années d’amortissement, mais au contraire sur le très moyen terme.

dématérialisation des factures

Le bonus compétitivité de la dématérialisation des factures

Dans un contexte économique favorisant la recherche constante de l’efficacité et des économies de ressources, il n’est pas surprenant que la dématérialisation des factures trouve un écho favorable auprès des DAF : 82% d’entre eux considèrent cette dématérialisation comme stratégique. Par ailleurs, 73% des DAF et DSI des entreprises qui ne sont pas encore équipées d’outil de dématérialisation des factures envisagent de franchir le pas à moyen-terme.

Plusieurs milliers de factures, une seule solution

Les dernières études en la matière établissent que plus d’un tiers des PME françaises doivent aujourd’hui gérer entre 1000 et 5000 factures chaque année. A l’échelle mondiale et pour le plaisir de vous donner le tournis, ce sont quelques 150 milliards de factures qui sont générées annuellement, dont seulement 5% sont dématérialisées. Une belle marge de progression pour les entreprises à qui il reste du travail pour réellement dématérialiser les factures.

En France, la proportion est nettement plus honorable, même si le pays a un retard non négligeable à rattraper sur ses partenaires européens : 28% des PME de l’hexagone ont adopté la dématérialisation des factures. Les raisons d’un tel choix sont multiples : économies de ressources (papier, encre, matériel d’impression et d’envoi, frais d’expédition…), de temps (possibilité d’automatiser certains processus), baisse considérable du risque d’erreurs (humaine, par définition…) et traçabilité.

Les barrières à la dématérialisation des factures

Malgré tout, de nombreuses structures se privent encore des avantages incontestables d’une dématérialisation des factures. Le manque d’information et de sensibilisation aux problématiques de dématérialisation, le manque de temps ou encore la méconnaissance de la réglementation en la matière constituent les principaux freins à la mise en œuvre généralisée de la dématérialisation des factures. Ces difficultés sont en particulier présentes dans les PME et ETI, qui ont moins souvent accès aux campagnes d’information sur la dématérialisation.

La dématérialisation des factures : du concret

Pour les entreprises qui en ont fait le choix, en revanche, la dématérialisation des factures produit des effets non négligeable. Toujours selon l’étude d’EY, 71% des entreprises interrogées remarquent une réduction des délais, 69% une absence de perte de documents et 64% une réduction des coûts. De plus, pour 60% d’entre elles, la dématérialisation des factures permet une réaffectation du personnel qualifié à des tâches à plus grande valeur ajoutée. Preuve que la dématérialisation permet de nombreuses économies de ressources, y compris humaines.

1 à 2% de gain de chiffre d’affaire

Malheureusement, de tels arguments ne suffisent pas à convaincre tous les chefs d’entreprise, qui considèrent encore qu’investir dans la geide et dans la dématérialisation des factures est une dépense trop importante et non prioritaire. Là encore, les chiffres prouvent le contraire : on estime que la facture électronique permet de générer une économie de 60 à 80% des coûts de fonctionnement, selon l’importance de la base documentaire que cela constitue.

Selon les mêmes calculs, ces économies et donc le choix de la dématérialisation des factures induiraient une hausse du chiffre d’affaire de l’entreprise compris entre 1 et 2%. Résultat : la solution logicielle adoptée pour gérer les e-factures serait amortie en une année.

Il est à noter que ces études ne considèrent que les économies réalisées dans le cadre de la dématérialisation des factures. Or, il nous semble évident qu’un tel système peut être mis en place sans coût supplémentaire dans le cadre de la GED, un outil généraliste et polyvalent, qui permet d’élargir l’économie à tous les domaines de la gestion d’une entreprise. Les impacts sur la hausse du chiffre d’affaire ainsi que les délais d’amortissement du logiciel sont donc encore plus avantageux !

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