Un projet de dématérialisation est un projet souvent ambitieux pour les entreprises comme pour les collectivités territoriales. Cette montagne de documents papier qu’il s’agirait de numériser peut apparaître comme infranchissable.

Un projet de dématérialisation est comme tout autre événement d’envergure : anticipation et préparation doivent être les maîtres mots de votre projet. Toute l’anticipation du monde ne remplacera jamais l’expérience. Nous vous proposons donc une démarche à suivre pour bien construire votre projet de dématérialisation et qu’il soit un franc succès.

Projet de dématérialisation

Dématérialisation étape 1 : Définir ses besoins

La dématérialisation a cette caractéristique d’être à la fois un projet, mais aussi un processus. Il est donc important pour mener à bien ce projet de penser à comment simplifier la vie des utilisateurs pour que le processus de dématérialisation soit efficace et continu sur le long terme. Ce travail d’anticipation des besoins est fondamental, car il n’existe pas une dématérialisation, mais des dématérialisations. En effet, les projets sont très différents selon les besoins de la structure. La première question auquel il s’agit de confronter c’est la dématérialisation pour répondre à quels besoins ou quels problèmes. Il existe des grands couples de réponses par rapport à ce genre d’interrogations :

  • Perte de documents > nécessaire amélioration de l’archivage.
  • Difficulté à retrouver des documents essentiels > Mise en place d’outil permettant un meilleur classement et une recherche des documents.
  • Difficultés à gérer l’archivage des mails.
  • Difficulté à maintenir un bon suivi des clients  > Mise en place d’un outil permettant aussi bien la gestion documentaire que la gestion de la relation client.
  • Validation des documents trop longue > Mise en place de circuit de validation.
  • Etc.

Dématérialisation étape 2 : Réfléchir à un processus efficace

Après avoir répondu à la question du besoin, il s’agit de réfléchir en amont du projet à la manière dont le processus de dématérialisation doit fonctionner. Première question auquel il faut répondre, ici c’est qu’elle est la  volumétrie de document qui est enjeu. Cette question est en fait double avec d’une part la gestion du stock et d’autre part la gestion du flux. Le traitement de l’existant est une phase à ne surtout pas négliger, car c’est elle qui met en place les fondations de votre futur classement. La question du flux amène aussi à définir des rôles aux utilisateurs. Il faut donc mettre au clair le nombre d’utilisateurs, mais aussi le rôle de chacun dans le processus de dématérialisation.

Dématérialisation étape 3 : Contraintes techniques et choix des outils

La question des contraintes techniques a déjà été évoquée sur ce blog dans cet article. Lors de la mise en place d’un processus de dématérialisation, il y a une question inévitable : celle du scanner. L’émergence de pilote ISIS permet désormais d’obtenir de très bon résultat, quel que soit le scanner. Les contraintes techniques sont finalement soit celles liées au réseau informatique, soit celles issues de contraintes géographiques spécifiques (plusieurs sites de productions). La contrainte incontournable reste celle du serveur. Encore une fois ici, il peut être intéressant de relire cet article sur les performances d’une GED.

La dématérialisation se doit d’être pilotée par un logiciel, sinon vous retrouverez rapidement les mêmes difficultés qu’avec l’archivage papier. Le choix d’un logiciel de GED n’est pas une mince affaire, mais si vous avez respecté les étapes précédentes, vous savez où vous allez et dès lors vous serez à même de comprendre les points forts et les faiblesses des solutions qui se présentent à vous.

Projet de dématérialisation

S’il y avait un dernier conseil valable finalement pour chaque gestion de projet, c’est celui de prendre le temps à chaque étape du projet de se remettre en cause afin de ne pas aller au-delà de grosse déconvenue. Afin, de mener le projet à bien et de s’offrir une bonne gestion du temps, le rétroplanning reste un outil incontournable.

PS: Merci à Hugo notre stagiaire de 3ème pour ses formidables illustrations.

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