La mise en place d’une GED peut s’avérer particulièrement compliquée au premier abord. Notamment lorsque l’on ne connait pas l’outil GED à déployer.

En effet, la mise en place d’une GED doit respecter un certain nombre d’étapes très importantes. Nous allons bien évidement les détailler ensemble au cours de cet article. Pour commencer, nous allons voir comment réaliser un diagnostic pour bien cerner vos besoins.

mise en place d'une GEDFaire réaliser un diagnostic pour cerner vos besoins en GED

La première phase avant de vous lancer dans l’installation d’une GED est de vérifier que votre entreprise à un véritable besoin en gestion de documents et de cerner ce besoin. Ainsi, les audits de gestion documentaire permettent d’analyser vos flux documentaires, votre organisation et d’étudier votre environnement informatique. Ils ont pour objectif la détermination d’axes d’amélioration afin de définir des préconisations concrètes. Privilégiez les prestations externes qui seront plus constructives. Vous trouverez de nombreuses prestations d’audit documentaire proposées par des éditeurs de logiciels de GED.

Impliquer les utilisateurs pour une appropriation totale de la GED

Il est essentiel que les futurs utilisateurs du logiciel de GED s’investissent dans la mise en place de l’outil. En effet, ce sont eux qui utiliseront la GED au quotidien. Il est donc tout à fait légitime que les utilisateurs fassent part de leurs contraintes et qu’ils aient la parole sur les fonctionnalités et le paramétrage à intégrer à l’outil. Au-delà de cet avantage, faire participer les utilisateurs au projet de mise en place est la preuve d’une véritable écoute face aux attentes des salariés. Ainsi, cette phase d’écoute est essentielle dans la réussite de votre politique de conduite du changement.

Projeter votre GED dans l’entreprise de demain

La gestion des documents de votre entreprise et de l’information qu’ils contiennent doit être considérée comme un axe stratégique majeur. Le logiciel de GED que vous mettez en place aujourd’hui doit donc pouvoir évoluer avec vos projets de demain et suivre la stratégie de votre entreprise. Votre société prévoit le développement d’une nouvelle activité dans les années à venir ? Les fonctionnalités de votre GED répondront-elles aux contraintes de ce nouveau marché ? Des questions a se poser en amont de la sélection de votre logiciel.

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