A l’issue de l’autopsie de centaines d’entreprises utilisatrices d’un logiciel d’archivage , les légistes sont formels : les difficultés liées à la conduite du changement sont la première cause de décès des projets de GED.

Malgré un bon logiciel d’archivage et en dépit des efforts déployés par le DSI, responsable des opérations dans 62% des cas, le bouleversement des méthodes de travail conduit souvent à un blocage de la part des utilisateurs. Les Experts de la GED reconstituent la scène du crime …

logiciel d'archivageInstallation et configuration : le véritable enjeu du logiciel d’archivage

On l’a déjà dit, le choix d’un logiciel d’archivage et de gestion documentaire n’est pas chose facile pour les entreprises décidées à tourner la page du tout papier et qui entament un projet de dématérialisation. Il ne s’agit cependant que de la première étape du projet : la mise en place de la GED à proprement parler constitue le véritable déploiement de toutes les problématiques de l’entreprise. En moyenne, il faut 5 mois au prestataire pour effectuer le paramétrage et l’installation du logiciel d’archivage.

Et déjà, les choses se corsent : alors qu’il ne s’agit là que d’ajuster le fonctionnement de la future GED aux besoins quotidiens de l’entreprise, les utilisateurs sont responsables de 30% des difficultés rencontrées à ce stade, tandis que 40% d’entre elles sont légitimement provoquées par une mauvaise adéquation des infrastructures avec le logiciel.

Les utilisateurs viennent-ils de Mars et la GED de Vénus ?

Fort heureusement, une fois la GED installée, le logiciel d’archivage ne tarde pas à convaincre les plus sceptiques : 81% des utilisateurs se disent satisfaits de la solution. En revanche, mécontentez les utilisateurs et vous connaîtrez l’échec : dans 61% des cas de non utilisation de la GED installée, la cause est la mauvaise compréhension du logiciel par ses utilisateurs.

« Trop complexe », « pas assez ergonomique », « peu intuitif » : tels sont les arguments avancés pour justifier l’abandon pur et simple du logiciel d’archivage et plus globalement d’un projet de près d’un an et plusieurs milliers d’euros d’investissement. Et à juste titre : le besoin de productivité et de sécurité ne doit pas faire oublier que la GEIDE est un outil du quotidien, adapté avant tout aux habitudes des utilisateurs.

La difficulté ? Il n’y a pas un, mais une infinité d’utilisateurs, avec leurs petites manies, leurs contraintes et surtout leur niveau d’expertise informatique. Une réalité reflétée là aussi dans les chiffres de notre enquête : dans 77% des entreprises, la GED est installée dans tous les services. Elle est également un outil d’émulation et de partage entre tous ses utilisateurs dans 29% des cas, puisqu’elle n’est pas simplement considérée comme un logiciel d’archivage mais bel et bien comme un outil de travail collaboratif.

La solution : un projet pour et par les utilisateurs

Aussi complexe que cela puisse paraître, la meilleure assurance contre le blocage des utilisateurs face au logiciel d’archivage est de les inclure dans le projet, dès sa genèse. Il s’agit d’un choix plutôt exotique, puisque seulement 18% des entreprises confient la recherche d’une GED à un groupe d’utilisateurs (et non au DSI) et seulement 1% d’entre eux prennent la décision d’achat finale.

Dans le même temps, l’ergonomie du logiciel d’archivage est toujours citée comme étant un critère fondamental pour choisir une GED. Mais force est de constater qu’il s’agit d’un concept intimement lié à la nature de l’utilisateur : confier un tel jugement au seul DSI, c’est prendre le risque d’installer un logiciel d’archivage qui ne sera pas compréhensible par tous.

De même, on a déjà évoqué la nécessité de demander une démonstration au prestataire avant d’arrêter le choix d’une GED. Permettre aux utilisateurs de participer à la rencontre peut également limiter les rejets. Une fois les présentations faites, GED et utilisateurs ont toutes les chances de mieux s’entendre…

Partager cet article ...Share on FacebookEmail this to someoneShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn