Aujourd’hui, le PES V2, demain, la GED pour les mairies ! La Direction Générale de la Comptabilité Publique (DGCP) met les points sur les i dans son Cadre National d’Acceptation de la Dématérialisation dans le Secteur Public Local.

La GED pour les mairies se rapproche à grands pas puisque dans ce document officiel, l’objectif de dématérialisation est on ne peut plus clair : le PES V2 n’est qu’un début. A terme, chaque collectivité devrait être équipée d’une solution de Ged. Mais attention, comme une GED Métier, une GED Mairie doit répondre à des besoins très précis.

GED pour les mairiesLa Ged comme principe fédérateur

L’effervescence des élections municipales 2014 est l’occasion pour une bonne partie des candidats de parler numérique et nouvelles technologies, tandis que les collectivités locales s’agitent pour se mettre en règle avec la loi, qui les oblige à dématérialiser l’envoi de leurs pièces comptables d’ici 2015.

Plutôt que de céder à la précipitation, il serait utile de retrouver les fondamentaux posés en 2004 par la DGCP, qui détaillait déjà « les principes fédérateurs, les normes et solutions auxquelles tout projet de dématérialisation doit se référer », dans son Cadre National d’Acceptation de la Dématérialisation dans le Secteur Public Local.
Des principes simples, qui assureraient une gestion à la fois souple et économique des documents au sein des collectivités : unicité des fichiers partagés (versions d’un document clairement identifiées et existence d’un document de référence), portabilité des documents, échange de données, sécurité des documents, identification du cycle de vie du document, indexation et recherche. Vous les avez reconnus, ce sont les outils courants d’une GED.

Le PES V2 a besoin de la Ged

Cependant, nombreuses sont les collectivités à pratiquer la politique des petits pas : on ne leur demande pour l’instant que de dématérialiser leurs flux comptables, pas l’intégralité de leur mode de gestion documentaire. Seulement 24% d’entre elles étaient en règle avec le PES V2, selon la Gazette des Communes du 13 janvier 2014, le chantier est donc colossal. Quant à la Ged, inutile d’y penser pour l’instant…

La DGCP est pourtant claire : « l’intérêt de la dématérialisation est d’autant plus important que celle-ci peut s’effectuer de bout en bout de la chaîne », et « le support électronique constitue le support d’échange préférentiel car le mieux à même de permettre une automatisation de bout en bout du processus, entre les différents partenaires. »

Le PES V2 n’est donc qu’une première étape vers une dématérialisation intégrale des échanges, qui impliquera obligatoirement l’adoption de la GED par l’ensemble des acteurs. La DGCP fournit deux schémas illustratifs de l’organisation des échanges à terme, qui placent la Ged au cœur du système :

GED pour les mairies

La Ged a un train d’avance

Le manque d’information, la résistance au changement ainsi qu’une méfiance persistante à l’égard du niveau de sécurité des documents électroniques continuent de freiner l’entrée de la GED pour les mairies. Des idées reçues que balaye la DGCP : « les systèmes de type GED proposent un cadre technique général capable de gérer des échanges de documents sur la base d’outils intégrés. Ce type de système constitue donc une solution globale pour les échanges multiformes entre partenaires. »

Par ailleurs, la première difficulté rencontrée concrètement par les collectivités dans le passage au PES V2 est la nécessité de dématérialiser en interne leur circuit de validation des documents avant de les transmettre au Trésor Public, ce qui équivaut à tremper un orteil dans la Ged. Pourquoi donc ne pas plonger dès aujourd’hui dans le grand bain ?

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